Reisekosten: Steuerliche Behandlung
In diesem Merkblatt finden Sie Ausführungen und BMF-Schreiben zu Reisekostenbestimmung, Reisekostenabrechnung von Arbeitnehmern, Inlandsreisekosten und lohnsteuerlicher Behandlung von Übernachtungs- und Verpflegungskosten, sowie die Pauschbeträge für Auslandsreisekosten.
Mit der Neufassung der Lohnsteuer-Richtlinien 2008 war das steuerliche Reisekostenrecht für dienstlich oder betrieblich veranlasste Reisen mit Wirkung ab 1. Januar 2008 geändert worden. Bis zum 31.12.2007 galten die alten Regelungen der steuerlichen Behandlung von Reiskosten, siehe unser Merkblatt: "Steuerliche Behandlung bis 31.12.2007" unter wwww.hk24.de Dokument-nr. 5141.
1.0 Begriff der Reisekosten und steuerliche Berücksichtigung
1.1 Neue Reisekostenbestimmung
1.2 Was ist unter „regelmäßiger Arbeitsstätte“ zu verstehen?
1.3 Reisekosten bei Arbeitnehmern
1.4 Was kann ein Unternehmer bei Reisekosten steuerlich geltend machen?
2.1 Fahrtkosten
2.2 Verpflegungsmehraufwendungen
2.3 Wie sind Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten lohnsteuerlich zu behandeln?
2.4 Übernachtungskosten
2.5 Reisenebenkosten
3.1 Verpflegungsmehraufwendungen
3.2 Übernachtungskosten
4.0 Vorsteuerabzugsmöglichkeiten für Reisekosten
5.0 „Auf einen Blick“ – Übersicht der wichtigsten Änderungen zum 1. Januar 2008
- Seit dem 1.1.2010 unterliegt die Überlassung von kurzfristigen Übernachtungsmöglichkeiten durch das Beherbergungsgewerbe dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Diese Steuerermäßigung gilt nicht für Verpflegungsleistungen und andere Nebenleistungen. Mit Schreiben vom 5. März 2010 ist das Bundesfinanzministerium (BMF) auf umsatz- und lohnsteuerliche Anwendungsfragen eingegangen. Demnach ist der ermäßigte Steuersatz für Übernachtungsleistungen anzuwenden, die nach dem 31.12.2009 enden. Die Steuersatzermäßigung gilt nicht nur für Hoteliers und Eigentümer von Pensionen bzw. Campingplätzen, sondern auch z. B. für Reiseveranstalter, die die entsprechenden Nutzungsrechte einkaufen und an Dritte weiterverkaufen. Das BMF-Schreiben regelt ferner die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Frühstück im Rahmen der lohnsteuerlichen Behandlung einer Auswärtstätigkeit weiterhin mit 4,80 € (20 Prozent des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen) bzw. 1,57 € (Sachbezugswerte) bewertet werden kann. Der Ansatz von 4,80 € setzt voraus, dass das Frühstück auf der Hotelrechnung nicht gesondert ausgewiesen ist. Hier erlaubt das BMF-Schreiben eine Zusammenfassung des Frühstücks mit anderen, dem normalen Umsatzsteuersatz unterliegenden Leistungen (z. B. Internet-Zugang) in einem "Business-Package".
- Mit Schreiben vom 17. Dezember 2009 hat das Bundesfinanzministerium die ab 1. Januar 2010 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Ausland veröffentlicht.
1. Begriff der Reisekosten und steuerliche Berücksichtigung
Der Begriff der Reisekosten ist in den Lohnsteuerrichtlinien 2008 (R 9.4 LStR 2008) geregelt. Danach sind Reisekosten:
- Fahrtkosten (R 9.5 LStR 2008),
- Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR 2008) sowie
- Übernachtungs- und Reisenebenkosten (R 9.7, 9.8 LStR 2008),
wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.
Die frühere Unterscheidung zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit ist zum 1. Januar 2008 weggefallen; seit 2008 gibt es nur noch die „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (R 9.4 Abs. 1 LStR 2008) liegt vor, wenn
- der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird.
- Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (z.B. ein Bauarbeiter auf wechselnden Baustellen) oder auf einem Fahrzeug (z.B. ein Lkw-Fahrer) tätig wird.
- Dies gilt auch für Vorstellungsbesuche eines Stellenbewerbers.
Erledigt der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in einem mehr als geringfügigem Umfang auch private Angelegenheiten, sind die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen. Aufwendungen, die nicht so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind, z.B. Bekleidungskosten sowie Aufwendungen für die Anschaffung von Koffern und anderer Reiseausrüstung, sind keine Reisekosten (R 9.4 Abs. 1 S. 5 LStR 2008).
1.2 Was ist unter "regelmäßiger Arbeitsstätte" zu verstehen?
Eine regelmäßige Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 LStR 2008) ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Hierzu gehört jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit, d.h. fortdauernd und immer wieder anfährt, um von dort eventuell weiter zu einer Einsatzstelle zu fahren. Nicht maßgeblich sind Art, zeitlicher Umfang und Inhalt der Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte. Die Finanzverwaltung geht von einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Tag pro Woche aufgesucht wird.
Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter wohnt in Neumünster. Er fährt einmal wöchentlich in seinen in Hamburg liegenden Betrieb und erledigt dort durchschnittlich 3 Stunden Verwaltungsarbeiten. Damit liegt seine regelmäßige Arbeitsstätte in Hamburg (R 9.4 Abs. 3 S. 4 LStR 2008), was vorher nach den LStR 2005 nicht der Fall war. Bei einer Dienstwagengestellung ist für diese Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil zu erfassen(Weitergehende Informationen finden Sie hierzu in unserem Merkblatt: „Geschäfts- bzw. Firmenwagen: Steuerliche Behandlung"). Würde der Außendienstmitarbeiter hingegen nur alle zwei Wochen kurzfristig nach Hamburg fahren, würde in Hamburg keine regelmäßige Arbeitsstätte begründet. Damit würden in dem genannten Fall diese Fahrten als Reisekosten abgerechnet werden können.
Der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers muss nicht zwangsläufig eine Einrichtung des Arbeitgebers sein. Bislang war die Finanzverwaltung davon ausgegangen, dass eine dauerhafte betriebliche Einrichtung eines mit dem Unternehmen des Arbeitgebers verbundenen Unternehmens auch eine regelmäßige Arbeitsstätte ist, wenn der Arbeitnehmer sie nachhaltig aufsucht (z.B. ein Arbeitnehmer einer Hamburger Unternehmensberatung ist beim Beratungskunden in Stuttgart tätig). Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteilen vom 10. Juli 2008 und vom 9. Juli 2009 entschieden, dass die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers keine regelmässige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers ist, auch wenn er bei dem Kunden längerfristig eingesetzt wird. Hierzu hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein klärendes Schreiben am 21. Dezember 2009 veröffentlicht, das insbesondere auch für Zeitarbeitsfirmen von Bedeutung ist.
Abgrenzung zur vorübergehenden Tätigkeit: Bei einer nur vorübergehenden Auswärtstätigkeit in einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 S. 5 LStR 2008). Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an die regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehrt und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzt. Diskutiert wurde, ob nach Ablauf von sechs Monaten eine regelmäßige Arbeitsstätte am Ort der auswärtigen Tätigkeit anzunehmen sei. Hier hat man sich aber auf keine klare zeitliche Regelung einigen können. Insoweit gibt es noch keine rechtssichere Auslegung.
1.3 Reisekosten bei Arbeitnehmern
Arbeitnehmern können Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei nach §3 Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) erstattet werden, soweit sie bei Verpflegungsmehraufwendungen die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG nicht übersteigen. Diese Pauschbeträge betragen:
| Abwesenheitsdauer | Verpflegungspauschale je Kalendertag |
| 24 Stunden | € 24,00 |
| mind. 14 bis 24 Std. | € 12,00 |
| mind. 8 bis 14 Std. | € 6,00 |
| unter 8 Std. | € 0 |
Findet eine Erstattung nicht statt, kann der Arbeitnehmer die Reisekosten als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Während die nachgewiesenen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten grundsätzlich ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden können, werden Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der oben genannten Pauschbeträge als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt.
Bleibt die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber unter der in den LStR 2008 angegebenen Regelungen, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten in seiner Steuererklärung ansetzen.
Liegen die nach der betrieblichen oder tarifvertraglichen Vereinbarung zu erstattenden Werte für nachgewiesene Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten über den steuerfrei erstattungsfähigen Beträgen, müssen steuerrechtliche Auswirkungen beachtet werden. Der übersteigende Betrag ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn anzusehen und der Lohnsteuer, dem Solidaritätszuschlag und eventuell der Kirchensteuer des begünstigten Arbeitnehmers zu unterwerfen. Diese Einbeziehung in die Lohnabrechnung kann durch Vornahme einer pauschalen Lohnversteuerung durch den Arbeitgeber vermieden werden (vgl. § 40 Abs. 1 S. 1 EStG). Für Verpflegungsmehraufwendungen ist eine solche Pauschalierung aber nur bis zum doppelten Betrag des vorgesehenen Pauschbetrages möglich (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).
Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg hat der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen (z.B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen) nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Verpflegungskosten während einer Auswärtstätigkeit, ist dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers ein geldwerter Vorteil in Höhe eines bestimmten Sachbezugswertes hinzuzurechnen. Die unentgeltliche Mahlzeitengestellung wird in diesem Fall wie der übrige Arbeitslohn versteuert. Der Pauschbetrag ist damit lohnsteuer- und im Regelfall sozialversicherungspflichtig.
1.4 Wie kann ein Unternehmer Reisekosten steuerlich geltend machen?
Unternehmer können Reisekosten nicht als Werbungskosten geltend gemacht; sie sind jedoch als Betriebsausgabe zu berücksichtigen. Für den Betriebsausgabenabzug gelten im Grundsatz die Ausführungen zu den Reisekosten bei Arbeitnehmern sinngemäß (R 4.12 Abs. 2 S. 1 Einkommensteuerrichtlinien - EStR):
Der Unternehmer kann seine Verpflegungsmehraufwendungen, die tatsächlichen Übernachtungskosten und die Fahrtkosten als Betriebsausgaben berücksichtigen. Eine pauschale Abrechnung für Übernachtungskosten im Inland ist nicht möglich; der Unternehmer muss die Kosten der Übernachtung vielmehr durch Rechnungen, Quittungen und Belege nachweisen. Bei Übernachtungen im Ausland kann er aber auf die länderspezifischen Pauschbeträge zurückgreifen.
Bei den Inlandsreisekosten ist für die steuerliche Behandlung zwischen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten zu unterscheiden.
Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittel entstehen (R 9.5 LStR 2008). Sie sind grundsätzlich nur in der nachgewiesenen Höhe als Werbungskosten absetzbar oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig.
Für folgende Fahrten können die Aufwendungen als Reisekosten angesetzt werden:
- Fahrten von der Wohnung oder regelmäßigen Arbeitsstätte zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte;
- Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses;
- Fahrten von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Arbeitsstätte;
- Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück.
Zu differenzieren ist zwischen der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Firmenfahrzeugen und privaten Fahrzeugen:
- Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel kann der entrichtete Fahrpreis einschließlich eventueller Zuschläge in der tatsächlichen Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dabei können auch die Kosten einer Bahncard angesetzt werden, soweit dadurch keine höheren Fahrtkosten als ohne Anschaffung der Bahncard entstehen. Eine etwaige private Mitbenutzung der Bahncard ist unerheblich. Zu den Fahrtkosten gehören z.B. auch die Taxikosten für Fahrten zum Bahnhof (oder Flughafen) und am Zielort, also z.B. zu den jeweiligen Kunden.
- Wird ein betriebliches Fahrzeug (Firmenwagen) benutzt und werden die gesamten Fahrzeugkosten vom Arbeitgeber getragen, sind die anteiligen Fahrtkosten über die Gesamtkosten des Fahrzeugs in den Betriebsausgaben enthalten. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung des Firmenwagens für diese Fahrten unbesteuert. In diesem Fall darf der Arbeitgeber nicht zusätzlich pauschale Kilometeransätze steuerfrei erstatten. Ebenso ausgeschlossen ist ein Werbekostenabzug beim Arbeitnehmer.
- Benutzt ein Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit seinen eigenen Personenkraftwagen (privaten Pkw), kann er entweder die tatsächlichen Aufwendungen oder ohne Einzelnachweise einen Pauschbetrag für den gefahrenen Kilometer (Einzelheiten siehe unten) ansetzen.
Bei Einzelnachweis kann der Arbeitnehmer den Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten seines privaten Fahrzeugs ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Betriebsstoffkosten, die Wartungs- und Reparaturkosten, die Kosten einer Garage am Wohnort, die Kfz-Steuer, die Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, die Absetzung für Abnutzungen sowie die Zinsen für Anschaffungsdarlehen. Der Absetzung für Abnutzungen ist bei einem Pkw grundsätzlich eine Nutzungsdauer von 6 Jahren zugrunde zu legen. Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden kann, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z.B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasing-Belastungen bei Einzelnachweis (vgl. R 9.5 Abs. 1 S. 3, 4 LStR 2008).
Ohne Nachweis der Kosten kann ein Betrag von € 0,30 je zurückgelegtem km für eine Pkw-Nutzung vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten angesetzt werden. Dieser Betrag erhöht sich bei Pkws um € 0,02 für jede beruflich veranlasst mitgenommene Person.
Überblick über die Kilometerpauschalen (ab VAZ 1. Januar 2002):
| Fahrzeug | Kilometersatz (€ pro km) |
Bei Mitnahme von weiteren an der Auswärtstätigkeit teilnehmenden Arbeitnehmern |
| Kraftwagen (Pkw) | € 0,30 | Mitnahme je Person + € 0,02 |
| Motorrad / Motorroller | € 0,13 | Mitnahme je Person + € 0,01 |
| Moped / Mofa | € 0,08 | -- |
| Fahrrad | € 0,05 | -- |
Hinweis: Anders als bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, bei denen eine Entfernungspauschale ab dem 21. Entfernungskilometer angesetzt wird, werden im Rahmen der Reisekosten die tatsächlich gefahrenen Kilometer angesetzt.
Nicht abgegolten mit den (individuellen oder pauschalen) Kilometersätzen sind etwaige außergewöhnliche Kosten, wenn diese durch berufliche Fahrten entstanden sind, für welche die Kilometersätze anzusetzen sind. Außergewöhnliche Kosten, die neben dem pauschalen Kilometersatz steuerfrei erstattet werden können, sind danach im Wesentlichen nicht voraussehbare Aufwendungen für Reparaturen, Unfallschäden und Diebstahlsverluste - sofern bezüglich dieser Kosten keine Schadensersatzleistungen anzurechnen sind.
2.2 Verpflegungsmehraufwendung
Die aus Anlass einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei bis zur Höhe bestimmter Pauschbeträge ersetzen. Die Pauschbeträge gelten für jeden Kalendertag, an dem der Steuerpflichtige wegen dieser vorübergehenden Tätigkeit von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist (R 9.6 LStR 2008). Die Abwesenheitsdauer bestimmt sich dabei nach der Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte.
Es gelten Pauschbeträge mit folgenden Sätzen:
| Abwesenheitsdauer | Verpflegungspauschale je Kalendertag |
| 24 Stunden | € 24,00 |
| mind. 14 bis 24 Std. | € 12,00 |
| mind. 8 bis 14 Std. | € 6,00 |
| unter 8 Std. | € 0 |
Beispiel: Ein Arbeitnehmer tritt am ersten Tag um 15 Uhr eine Inlandsreise an und kehrt am dritten Tag um 18 Uhr zurück. Steuerfrei ersetzt werden können:
- am ersten Tag: € 6,- (Abwesenheit 9 Stunden)
- am zweiten Tag: € 24,- (Abwesenheit 24 Stunden)
- am dritten Tag: € 12,- (Abwesenheit 18 Stunden).
Eine Tätigkeit, die nach 16.00 Uhr begonnen und vor 8.00 Uhr des nachfolgenden Kalendertages beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist steuerlich mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten für diesen Tag zusammenzurechnen.
Nach den neuen LStR 2008 dürfen Verpflegungsmehraufwendungen für ein und dieselbe Auswärtstätigkeit nur drei Monate steuerfrei ersetzt werden (R 9.6 Abs. 4 S. 1 LStR 2008). Für die Berechnung der Dreimonatsfrist ist dabei maßgeblich, ob bei einer Tätigkeit noch dieselbe oder bereits eine neue Auswärtstätigkeit vorliegt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird (R 9.6 Abs. 4 S. 1 LStR 2008).
Beispiel: Ein Arbeitnehmer ist Architekt und betreut ein Großprojekt. Im Büro des Arbeitgebers liegt seine regelmäßige Arbeitsstätte. Ein bis zweimal wöchentlich werden Baustellen angefahren. Jede Woche liegt eine neue Auswärtstätigkeit vor. Tagegelder können zeitlich unbefristet steuerfrei erstattet oder geltend gemacht werden.
Eine längerfristige Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer zeitlichen Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt am gleichen Ort ausübt. Wie bisher hat eine urlaubs- und krankheitsbedingte Unterbrechung keinen Einfluss auf den Ablauf der Dreimonatsfrist. Andere Unterbrechungen, wie z.B. eine vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen andauert (R 9.6 Abs. 4 S. 3, 4 LStR 2008).
2.3 Wie sind Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten lohnsteuerlich zu behandeln?
Verpflegungskosten, die der Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten erhalten hat, können mit Sachbezugswerten abgerechnet werden, wenn
- der tatsächliche Wert der Mahlzeit 40 Euro nicht überschreitet (vgl. R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008) und
- der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer die Mahlzeit vor Antritt der Dienstreise schriftlich bestellt hat.
In diesem Fall kann dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers ein geldwerter Vorteil in Höhe eines bestimmten Sachbezugswertes hinzugerechnet werden. Die unentgeltliche Mahlzeitengestellung wird somit wie der übrige Arbeitslohn versteuert. Der Sachbezugspauschbetrag ist lohnsteuer- und im Regelfall sozialversicherungspflichtig. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn es bei den Mahlzeiten um ein Arbeitsessen handelt (vgl. R 8.1 Abs. 8 LStR 2008).
Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte mit Urteil vom 19. November 2008 entschieden, dass Aufwendungen für Mahlzeiten, die Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit (Fortbildungsveranstaltung) auf Veranlassung des Arbeitgebers erhalten, mit den tatsächlichen Werten und nicht mit den Werten der Sachbezugsverordnung anzusetzen sind.
Die Finanzverwaltung hat mit dem BMF-Schreiben vom 13. Juli 2009 den Unternehmen ein Wahlrecht auf Anwendung der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes eingeräumt, so dass diese auch weiterhin nach den Regelungen der Lohnsteuerrichtlinien mit Sachbezugswerten abrechnen können. Im Falle der Bewertung mit dem Verkehrswert ist noch Folgendes zu beachten:
- Diese Mahlzeiten können als steuerfreier Reisekostenersatz im Sinne des § 3 Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) behandelt werden, als wäre der Betrag in Geld gezahlt worden.
- Wenn oder soweit die Mahlzeiten nicht als steuerfreier Reisekostenersatz gewährt werden (können), kommt eine Einbeziehung in die 44−Euro−Freigrenze gem. § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG in Betracht.
Diese Möglichkeiten scheiden aus, wenn die Mahlzeiten gem. R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008 mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden.
Für die Mahlzeiten, die aus Vereinfachungsgründen mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden, die an sich „für Kantinenessen“ gelten, betragen die Werte vom 1.1.2009 bis 31.12.2009:
- Frühstück: € 1,53
- Mahlzeit (Mittagessen und Abendessen): € 2,73.
Die Sachbezugswerte für 2010:
- Frühstück: € 1,57
- Mahlzeit (Mittagessen und Abendessen): € 2,80.
An die Stelle des Sachbezugswertes tritt der tatsächliche Wert der Mahlzeit, wenn der tatsächliche Wert € 40,- überschreitet (vgl. R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008).
2.4 Übernachtungskosten (R 9.7 LStR 2008)
Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für persönliche Inanspruchnahme einer Übernachtungsunterkunft entstehen. Bei Übernachtungen müssen die Übernachtungskosten grundsätzlich im Einzelnen nachgewiesen werden. In dem Beleg sind die Anschrift des Hotels, der Name des Übernachtenden und die Tage enthalten, an denen übernachtet wurde.
Ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für jede Übernachtung einen Pauschbetrag von € 20,- steuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat (R 9.7 Abs. 3 S. 1 LStR 2008). Der Pauschbetrag von € 20,- kann dagegen nicht als Werbungskostenabzug berücksichtigt werden. Eine Berücksichtigung von Werbekosten als Übernachtungskosten ist nur bei Einzelnachweis möglich.
Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine darf der Pauschbetrag nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet wurde. Für eine Übernachtung im Fahrzeug ist kein steuerfreier Pauschbetrag zulässig.
Werden Übernachtungskosten aufgrund eines Einzelnachweises geltend gemacht, ist zu beachten, dass die in der Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine Übernachtung im Inland immer ein Frühstück beinhaltet, es sei denn, es ist explizit auf der Rechnung vermerkt, dass das Entgelt sich nur auf die reine Übernachtungsleistung ohne Frühstück bezieht. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück nachgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so wurde bis Ende 2009 der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten bei einer Übernachtung für das Frühstück gekürzt.
Das ist seit 1.1.2010 in Kraft getretene Wachstumsbeschleunigungsgesetz, durch das der Mehrwertsteuersatz für kurzfristige Beherbergungsleistungen bis zu sechs Monate an Fremde auf den ermäßigten Satz von 7 % gesenkt wurde, nicht mehr möglich (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Das betrifft sowohl die Umsätze des klassischen Hotelgewerbes als auch kurzfristige Beherbergungen in Pensionen, Fremdenzimmern, Ferienwohnungen und vergleichbaren Einrichtungen. Der ermäßigte Satz gilt aber nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen wie zum Beispiel die Verpflegung (Frühstück) sowie die Getränkeversorgung aus der Minibar. Die seit 1. Januar 2010 geltenden unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze für die Übernachtung (7 %) und das Frühstück (19 %) verhindern, dass diese Leistungen wie bisher in einem Betrag ausgewiesen werden können. Denn die Bewertung des Frühstücks mit 4,80 € (im Inland) setzt voraus, dass der Frühstückswert nicht exakt ermittelt werden kann (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR 2008). Dies war bisher der Fall, wenn das Frühstück zusammen mit der Übernachtungsleistung auf der Rechnung in einem Betrag ausgewiesen war. Eine derartige Zusammenfassung ist aus umsatzsteuerlichen Gründen ab dem 1. Januar 2010 nicht mehr möglich.
BMF-Schreiben vom 5. März 2010:
Das BMF-Schreiben vom 5.3.2010 erlaubt - auch mit umsatzsteuerlicher Wirkung - eine Zusammenfassung des Frühstücks mit anderen, dem normalen Umsatzsteuersatz unterliegenden Leistungen (z. B. Internet-Zugang) in einem "Business-Package". Auch in diesem Fall kann das Frühstück mit dem pauschalen Verkehrswert i. H. v. 20 Prozent der vollen Tagespauschale (Inland: 4,80 €) angesetzt werden.
Erfreulicherweise ist das BMF auch der Eingabe der IHK-Organisation vom 15.1.2010 gefolgt, mit der Erleichterungen für die Möglichkeit der Bewertung des Frühstücks mit dem amtlichen Sachbezugswert nach SvEV (2010: 1,57 €) angeregt werden, die streng genommen nichts mit der Absenkung des Mehrwertsteuersatzes auf Beherbergungsleistungen zu tun haben. Im Unterschied zur bisherigen Richtlinienregelung ist es ab dem 1. Januar 2010 unschädlich, wenn - unter den im BMF-Schreiben genannten weiteren Voraussetzungen - der Dienstreisende selbst bucht, nicht die Bestellung, sondern die Hotelbestätigung schriftlich vorliegt und in Sonderfällen die Buchung erst nach Reiseantritt erfolgt.
Historie: Ab 1. Januar 2008 bis 31.12.2009 konnten folgende Kürzungsbeträge angewandt werden:
- für das Frühstück: Kürzung um 20 Prozent des vollen Verpflegungspauschbetrages bei Abwesenheit (also 20% von € 24,- = € 4,80) und
- für das Mittag- und Abendessen: Kürzung um jeweils 40 Prozent des vollen Verpflegungspauschbetrages bei 24-stündiger Abwesenheit (also um jeweils 40% von € 24,00 = € 9,60).
Beispiel: Der Arbeitnehmer führt in 2008 eine Auswärtstätigkeit im Inland durch. Die Abwesenheitszeiten am 5. Februar 2008 und am 6. Februar 2008 betragen jeweils 16 Stunden. Der Beschäftigte legt eine Hotelrechnung über € 200,- vor. Ein Frühstück ist in diesem Preis enthalten.
| Verpflegungspauschale | Betrag | Summe |
| 5. Februar 2008 | € 12 | |
| 6. Februar 2008 | € 12 | € 24 |
| Übernachtungskosten | ||
| Hotelrechnung | € 200,- | |
| abzüglich 20 Prozent von € 24,- | € 4,80 | € 195,20 |
| Steuerfrei erstattungsfähige Reisekosten | € 219,20 |
Alternativ bietet sich auch hier eine Abrechnung mit Sachbezugswerten an (siehe unter 2.3). Dafür muss das Hotel einschließlich Frühstück durch den Arbeitgeber schriftlich vor Beginn der Auswärtstätigkeit gebucht und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt worden sein. Dies muss im Rahmen späterer Außenprüfungen nachgewiesen werden können. Dem steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers wird dann für das Frühstück ein geldwerter Vorteil in Höhe von € 1,53 hinzugerechnet. Eine Kürzung um € 4,80 für das Frühstück - wie oben aufgezeigt - ist nicht vorzunehmen.
| Verpflegungspauschale | Betrag | Summe |
| 5. Februar 2009 | € 12,00 | |
| 6. Februar 2009 | € 12,00 | € 24,00 |
| Übernachtungskosten | ||
| Hotelrechnung | € 200,00 | € 200,00 |
| Zwischensumme | € 224,00 | |
| Geldwerter Vorteil aus der Mahlzeitengestellung Frühstück | Es muss sichergestellt sein, dass der Arbeitnehmer eine Eigenleistung in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes zahlt* | € 1,53 |
| Erstattungsbetrag | € 222,47 |
*Der Sachbezugswert kann entweder direkt vom Erstattungsbetrag abgezogen oder dem zu versteuernden Lohn hinzugerechnet werden mit der Folge, dass der Betrag lohnsteuer- und im Regelfall sozialversicherungspflichtig ist. Dies gilt aber nur, wenn der Arbeitgeber den Betrag übernimmt. Trägt der Arbeitnehmer den Sachbezugswert, entfällt die Verpflichtung zur Lohnsteuer und Sozialversicherung.
2.5 Reisenebenkosten (R 9.8 LStR 2008)
Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht überschreitet. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die tatsächlichen Aufwendungen ersichtlich sein müssen. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Reisenebenkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für:
- Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck;
- Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartner;
- Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
- Kreditkarten, wenn diese so gut wie ausschließlich für die Bezahlung der Reisekosten eingesetzt werden;
- Visa und Aufenthaltsgenehmigung;
- Medizinische Prophylaxe, z.B. Impfungen;
- Verlust auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist, bis zur Höhe des fiktiven Buchwerts der Gegenstände.
Hingegen darf der Arbeitgeber nicht steuerfrei erstatten:
- Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise verhängt werden;
- Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Dienstreise zusammenhängen;
- Kosten für die normale Lebensführung, z.B. Tageszeitungen.
Bei Geschäfts- und Dienstreisen von Arbeitnehmern in das Ausland werden Verpflegungsmehraufwendungen mit pauschalen Auslandstagegeldern berücksichtigt. Wie bei Inlandsreisekosten werden nachgewiesene höhere Verpflegungskosten steuerlich nicht anerkannt. Bei Übernachtungen im Ausland durften bis zum Kalenderjahr 2007 die Übernachtungskosten als Werbungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit einer sog. Übernachtungspauschale angesetzt werden. Dies ist aber ab 1. Januar 2008 nicht mehr möglich, da die Pauschalen für den Werbungskostenabzug wegfallen. Weiterhin kann der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten, ansonsten ist ein Einzelnachweis nötig.
3.1 Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer bei einer Dienstreise ins Ausland Mehraufwendungen durch die Gewährung länderweise unterschiedlicher Pauschbeträge für Verpflegungen steuerfrei erstatten.
Mit Schreiben vom 17. Dezember 2009 hat das Bundesfinanzministerium die ab 1. Januar 2010 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Ausland veröffentlicht.
Mit Schreiben vom 17. Dezember 2008 hat das Bundesfinanzministerium die ab 1. Januar 2009 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für die steuerliche Behandlung von Reisekosten bei beruflich oder betrieblich veranlassten Auslandstätigkeiten bekanntgegeben.
Es gelten dieselben Kriterien wie bei Inlandsreisen, d.h. es ist kein Einzelnachweis höherer Aufwendungen möglich.
Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für die nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Zusätzlich ist nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 Einkommensteuergesetz (EStG) Folgendes zu beachten:
- Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht oder
- wenn dieser Ort im Inland liegt (bei Rückreisetagen vom Ausland ins Inland), bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 4 EStG).
- Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Bei Flugreisen, die sich über mehr als zwei Kalendertage erstrecken, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
- Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und der Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.
- Wird ein Arbeitnehmer, der im Ausland auf einer Geschäftsreise ist a) von einem Geschäftskunden zum Geschäftsessen eingeladen oder b) lädt er einen Geschäftskunden auf Kosten seines Arbeitgebers zu einem Geschäftsessen ein, sind steuerlich die Kosten für das Geschäftsessen nicht durch Kürzung der Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen zu berücksichtigen. Ob arbeitsrechtlich (Reisekostenordnung) eine Kürzung in Höhe bestimmter Prozentsätze (wie im öffentlichen Dienst) oder in Höhe des jeweiligen Sachbezugswerts der Mahlzeit vorgenommen wird, ist eine ganz andere Frage. Wenn z.B. gemäß der jeweiligen Reisekostenordnung des Unternehmens gekürzt wird, kann der Arbeitnehmer diesen Betrag als Werbungskosten geltend machen.
Beispiel: Dreitägige Dienstreise von Hamburg nach Mailand (nach dem 1. Januar 2008)
| Montag | Antritt der Reise um 13 Uhr in Hamburg. Ankunft am Zielort in Mailand um 22 Uhr |
| Dienstag | Aufenthalt in Mailand |
| Mittwoch | Rückreise über Österreich mit Ankunft in Hamburg um 20 Uhr |
Steuerfrei können folgende Pauschbeträge ersetzt werden:
| Montag | Pauschbetrag für Mailand bei 8 bis 14-stündiger Abwesenheit: € 12,00 |
| Dienstag | Pauschbetrag für Mailand bei 24-stündiger Abwesenheit: € 36,00 |
| Mittwoch | Pauschbetrag für Mailand bei 14 bis 24-stündiger Abwesenheit, da Rückreise vom Ausland ins Inland und letzter Tätigkeitsort Mailand € 24,00 |
| Summe der Steuerfreien Pauschbeträge | € 72,00 |
3.2 Übernachtungskosten bei Auslandsreisen
Die aus Anlass einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in das Ausland entstehenden Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen
- in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen oder
- ohne Einzelnachweis in Höhe des Pauschbetrags, der länderweise unterschiedlich ist, soweit der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Die Höhe der Pauschbeträge entnehmen Sie bitte der Übersicht über die ab 1.Januar 2009 geltenden Pauschbeträge. Bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.
Wichtig: Anders als bisher können nur noch die tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbungskosten abgesetzt werden. Die Auslandsübernachtungspauschalen haben demnach nur noch für die steuerfreien Arbeitgebererstattung Bedeutung (vgl. R 9.7 Abs. 3 S. 2 LStR 2008).
Werden Übernachtungskosten aufgrund eines Einzelnachweises geltend gemacht, gehören wie bei einer Inlandsübernachtung die in einer Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten. Bei Auslandsreisen geht die Finanzverwaltung davon aus, dass kein Frühstücksanteil im Übernachtungspreis enthalten ist, es sei denn, das Frühstück wird explizit ausgewiesen. Wird also in der Hotelrechnung mit Hinweis auf ein eingenommenes Frühstück oder Mittag-/Abendessen ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück oder Mittag-/Abendessen ausgewiesen und lässt sich daher der Preis der einzelnen Verpflegung nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
- für das Frühstück 20 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit;
- für Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit
Beispiel: Übernachtung in Paris/Frankreich (nach dem 1. Januar 2008)
| Übernachtungspreis einschließlich Frühstück | € 100,00 |
| abzüglich 20 Prozent der Verpflegungspauschale bei 24-stündiger Abwesenheit (€ 48,-) | € 9,60 |
| Lohnsteuerfrei können ersetzt werden | € 90,40 |
Erhält der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten ein Frühstück oder eine Mahlzeit unentgeltlich oder teilentgeltlich gestellt (z.B. bei Zimmerreservierung durch den Arbeitgeber nebst Frühstück), so kann wie bei den Inlandsreisen der Sachbezugswert zur unentgeltlichen Verpflegung angesetzt werden (siehe dazu unter 2.3).
4. 0 Vorsteuerabzug aus Reisekosten
Auf den Unternehmer ausgestellte Rechnungen für Übernachtungen wegen einer Geschäftsreise des Unternehmers oder eines Mitarbeiters sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dies hat der Bundesfinanzhof durch Urteil vom 23. November 2000 (Az: V R 49/00) ausdrücklich klargestellt. Der Unternehmer kann somit aus Rechnungen für Übernachtungen anlässlich einer Geschäftsreise oder einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist aber, dass das Unternehmen als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzusehen ist (vgl. Abschn. 192 Abs. 15 S. 1, 2 Umsatzsteuerrichtlinien - UStR) und die Rechnung mit dem gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer dementsprechend auf den Namen des Unternehmens ausgestellt ist. Dies gilt grundsätzlich auch für Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung) bis zu einem Gesamtbetrag von € 150,- . Aus diesen Kleinbetragsrechnungen kann der Vorsteuerabzug auch dann gewährt werden, wenn darin das Unternehmen nicht bezeichnet ist. Übernachtungsleistungen, die für Dritte (z.B. Kunden, Lieferanten, Dienstleister) gebucht und bezahlt werden, sind ebenfalls vorsteuerabzugsfähig.
Der Unternehmer kann aus Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise den Vorsteuerabzug unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG in Anspruch nehmen, wenn die Aufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf den Namen des Unternehmens bzw. durch Kleinbetragsrechnungen belegt sind. Es besteht aber ein Abzugsverbot für Aufwendungen, die einer nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessenen Lebensführung dienen (vgl. § 15 Abs. 1a S. 1 UStG i.V.m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG).
Erstattet der Arbeitgeber anlässlich einer Geschäftsreise des Arbeitnehmers diesem entstandene Verpflegungsmehraufwendungen ganz oder teilweise, kann hieraus – weil keine Umsätze für das Unternehmen vorliegen – ein Vorsteuerabzug nicht in Anspruch genommen werden. Lediglich in Fällen, in denen die Verpflegungsleistungen anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber empfangen (vgl. Abschn. 192 Abs. 15 UStR) und in voller Höhe getragen werden, kann der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug hieraus in Anspruch nehmen, wenn die Aufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf den Namen des Unternehmens oder durch Kleinbetragsrechnungen i. S. des § 33 UStDV belegt sind.
Fahrtkosten für Fahrzeuge des Arbeitnehmers (arbeitnehmereigene Fahrzeuge) sind dagegen nicht vorsteuerabzugsfähig, da der Unternehmer nicht Leistungsempfänger ist. Etwas anderes gilt für Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel, Taxen, angemietete Autos oder Flugtickets. Diese berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn der Unternehmer Leistungsempfänger des Beförderungs- oder Mietwagenunternehmers ist. Die Vorsteuer kann aus Zugfahrkarten nach dem Umsatzsteuersatz von derzeit 19% herausgerechnet werden, wenn dieser in der Fahrkarte angegeben ist oder die Tarifentfernung mehr als 50 km beträgt (vgl. § 35 Abs. 2 S. 1, 2 UStDV i.V.m. § 12 Abs. 1 UStG). Bei Fahrten unter 50 km gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von derzeit 7 % (vgl. § 35 Abs. 2 S. 3 UStDV i.V.m. § 12 Abs. 2 UStG). Bei Flugtickets kann die Vorsteuer nur in Anspruch genommen werden, wenn der normale Steuersatz von derzeit 19 % auf dem Ticket angegeben ist (vgl. § 35 Abs. 2 S. 4 UStDV i.V.m. § 12 Abs. 1 UStG).
Für die in Reisenebenkosten, wie z.B. betrieblich veranlasste Aufwendungen für Telefon und Fax, enthaltene Umsatzsteuer besteht ebenfalls die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs, wenn sie auf der Rechnung für das Unternehmen ausgewiesen sind.
Achtung: Ein Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschbeträgen (Tagegelder, Übernachtungsgelder, Kilometergelder) ist nicht zulässig.
Teilweise gibt es für den Unternehmer auch die Möglichkeit einer Erstattung der in Rechnungen enthaltenen ausländischen Umsatzsteuer für Hotel- und Reisekosten. Eine Liste der Adressen ausländischer, insbesondere europäischer Erstattungsbehörden mit den jeweils erstattungsfähigen Ausgaben finden Sie in unserem Merkblatt Umsatzsteuererstattungsstellen unter www.hk24.de, Dokument-Nr. 5459.
Für Unternehmen, die Erstattungsanträge in verschiedenen Ländern abzuwickeln haben oder den bürokratischen Aufwand nicht selbst erledigen möchten, bietet die IHK/AHK-Organisation über ihre Vermittlungsstelle bei der FGS Steuerberatungsgesellschaft mbH, Johann-Kinkel-Str. 2-4, 53175 Bonn, Tel: 0228/9594-0, Ansprechpartner: Dr. Matthias Winter, matthias.winter@fgs.de, Frau Ute Dewyse, ute.dewyse@fgs.de ein Serviceangebot, indem in Kooperation mit den Auslandshandelskammern die Verfahren für deutsche Unternehmen abgewickelt werden.
5. 0 „Auf einen Blick“ – Übersicht der wichtigsten Änderungen zum 1. Januar 2008
|
LStR 2008 |
|
| Begriff der Reisekosten |
Die Unterscheidung zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit ist zum 1. Januar 2008 aufgehoben und durch den neuen Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ (R 9.4 Abs. 1 LStR 2008) vereinheitlicht worden. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt vor, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Tag pro Woche aufgesucht wird. |
| Übernachtungskosten |
Der steuerfrei erstattungsfähige Übernachtungspauschbetrag im Inland beträgt € 20,-. Erstattet der Arbeitgeber keine Übernachtungskosten, können keine Pauschalen als Werbungskosten angesetzt werden. In der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers können Übernachtungskosten als Werbungskosten nur noch nach Belegen geltend gemacht werden. Für Übernachtungen im Ausland gilt entsprechend: Die Auslandsübernachtungspauschalen haben nur noch für die steuerfreie Arbeitgebererstattung Bedeutung. Im Übrigen können nur noch die tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbungskosten berücksichtigt werden. |
| Kürzung von Übernachtungskosten |
Bis 31.12.2009: Weist die Hotelrechnung nur einen Gesamtbetrag aus, sind die tatsächlich in Rechnung gestellten Kosten um folgende Prozentzahlen (auf Basis der 24-stündigen Pauschale des Unterkunftsorts) zu kürzen:
Wird glaubhaft gemacht, dass die Hotelrechnung kein Frühstück enthält, oder dass keine Mahlzeit eingenommen wurde, muss nicht gekürzt werden. Etwas anderes gilt, wenn der Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten erhalten hat. In diesem Fall können die Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden. Erforderlich ist stets die schriftliche Bestellung der Hotelübernachtung und die Bezahlung der Mahlzeiten durch den Arbeitgeber vor Beginn der Auswärtstätigkeit. Die amtlichen Sachbezugswerte 2010 betragen:
|
| Drei-Monats-Frist | Fahrt- und Übernachtungskosten können nach den neuen Regelungen auch für einen Zeitraum von über drei Monaten hinaus geltend gemacht werden. Die nach den alten Lohnsteuerrichtlinien geltende Drei-Monats-Frist ist damit entfallen. Die Kosten für Fahrten und Übernachtungen werden damit zeitlich unbeschränkt in tatsächlicher Höhe anerkannt. Verpflegungspauschalen können aber wie bisher nur innerhalb der ersten drei Monate an der gleichen Tätigkeitsstätte steuerfrei geleistet werden. Ab dem vierten Monat könne sie nicht mehr steuerfrei bezahlt werden. |
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige IHK.
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.
Stand: März 2010
© Handelskammer Hamburg.