Steuerliche Behandlung von Betriebsfeiern

Betriebsfeiern wie z.B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern gehören zur betrieblichen Ebene. Solche Veranstaltungen zielen darauf ab, den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern und liegen daher im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Die Aufwendungen des Arbeitgebers, die ganz überwiegend in seinem eigenbetrieblichen Interesse getätigt werden, lösen keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil beim Arbeitnehmer aus, sofern sie das übliche Maß nicht übersteigen. Übersteigen sie das übliche Maß, geht die Finanzverwaltung davon aus, dass dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil zuzurechnen ist, der Lohnsteuer auslöst und sozialversicherungspflichtig ist. (Lohnsteuerrichtlinien – LStR 19.5 / Urteil des Bundesfinanzhofs - BFH-Urteil vom 30.04.2009, Aktenzeichen - Az.: VI R 55/07).  Ob dies der Fall ist, richtet sich vor allem nach der Höhe des auf den Arbeitnehmer entfallenen Teils der Kosten einer Betriebsfeier. Über die Frage, ob es bei der Aufteilung dieser Kosten auf die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer oder auf die Anzahl der ursprünglich angemeldeten Arbeitnehmer (so das FG Düsseldorf-Urteil vom 17.01.2011, Aktenzeichen - 11 K 908/10 L) ankommt, ist derzeit eine Revision beim Bundesfinanzhof anhängig (Az.: VI R 7/11).

Geldwerte Vorteile stellen grundsätzlich auch Arbeitslohn dar (§ 19 Abs. 1 Satz1 Einkommensteuergesetz – EStG). Werden den Arbeitnehmern im Rahmen von Betriebsfeiern geldwerte Vorteile zugewendet, sind diese Zuwendungen allerdings nur dann lohnsteuerfrei, wenn eine „übliche Betriebsfeier” und „übliche Zuwendungen” vorliegen. Einzelheiten hierzu siehe das BMF-Schreiben vom 29. August 2008.

1. Was ist eine „übliche Betriebsfeier”?

Steuerlich begünstigt werden nur Betriebsfeiern, die sich hinsichtlich ihrer Ausgestaltung, ihrer Häufigkeit und ihres zeitlichen Umfangs im üblichen und angemessenen Rahmen bewegen. Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Teilnahme an der Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen. Einzelne Arbeitnehmer dürfen nicht bevorzugt werden. Zum Beispiel dürfen weder die Dauer der Betriebszugehörigkeit, die Stellung des Arbeitnehmers noch die Lohngruppe als Voraussetzung für eine Einladung ausschlaggebend sein. Ratsam ist es daher, die Einladungslisten zu archivieren, um gegebenenfalls gegenüber der Finanzverwaltung glaubhaft machen zu können, dass es sich um eine für alle Mitarbeiter offene Veranstaltung gehandelt hat. Jedoch können Veranstaltungen, die nur für einen bestimmten Arbeitnehmerkreis von Interesse sind oder nur eine bestimmte Organisationseinheit betreffen, auch als Betriebsfeier qualifiziert werden, z.B. Jubilarfeiern, eine Abteilungsfeier oder eine Filialfeier. (BFH-Urteil vom 15.01.2009, Az.: VI R 22/06)
• Die Dauer der Betriebsfeier ist grundsätzlich nicht beschränkt und kann in Form eines Betriebsausfluges auch mehrere Tage umfassen. (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 151/99 )
• Steuerprivilegiert können nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr stattfinden. Bei mehreren Veranstaltungen hat der Arbeitgeber die Wahl, welche der Veranstaltungen als übliche Betriebsfeiern angesetzt werden sollen. Es kommt demzufolge nicht auf die zeitliche Reihenfolge an (BFH vom 16.11.2005, Az.: VI R 68/00). Der Arbeitgeber kann bis zum Zeitpunkt der Lohnsteuer-Außenprüfung seine Auswahl treffen. Für Arbeitnehmer, die aufgrund ihrer betrieblichen Stellung bzw. betrieblichen Funktion typischerweise an mehreren Veranstaltungen teilnehmen müssen, gilt diese Teilnahmebeschränkung nicht. Ein Geschäftsführer muss beispielsweise an den Weihnachtfeiern verschiedener Abteilungen teilnehmen können, um seiner gesamtbetrieblichen Verantwortung nachzukommen. Das Gleiche gilt wegen ihrer abteilungsübergreifenden betrieblichen Bedeutung auch für Personalchefs oder Betriebsratsmitglieder.

2. Wieviel dürfen „übliche Aufwendungen”  für eine Betriebsfeier (110-Euro-Freigrenze) betragen?

Damit bei einer „üblichen Betriebsfeier” kein zu versteuernder geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer entsteht, dürfen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer die Freigrenze von maximal 110,00 Euro (inklusive Umsatzsteuer) je Veranstaltung nicht überschreiten. Bezugsgröße war bisher stets die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer. Durch ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 17.01.2011 (siehe unten) soll nun stattdessen auf die Anzahl der ursprünglich zu der Betriebsfeier angemeldeten Arbeitnehmer abgestellt werden können. Dieses Urteil ist jedoch noch nicht rechtskräftig, da es sich noch im Revisionsverfahren beim BFH befindet.

Die Aufwendungen des Arbeitgebers werden nicht als Arbeitslohn qualifiziert und sind lohnsteuerfrei, wenn die Freigrenze eingehalten ist.

Bei der Berechnung der Aufwendungen pro Arbeitnehmer ist außerdem zu berücksichtigen, dass die Kosten der teilnehmenden (Familien-) Angehörigen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden müssen.

Es ist möglich, dass der Arbeitgeber mit den Arbeitnehmern vereinbart, dass letztere einen Eigenanteil der Veranstaltungskosten persönlich tragen, damit die Aufwendungen des Arbeitgebers pro Arbeitnehmer unterhalb des Betrages von 110,00 Euro je Betriebsfeier verbleiben, vgl. Randziffer 9 des BMF-Schreibens vom 29.8.2008.

Übersteigen die Aufwendungen des Arbeitgebers die Freigrenze von 110,00 Euro, stellen diese insgesamt zu versteuernden Arbeitslohn dar. Dabei ist zu beachten, dass dies nicht nur für den über 110,00 Euro hinausgehenden Betrag gilt, sondern für den gesamten Betrag.

In dem oben erwähnten Urteil vom 17.01.2011 führt das Finanzgericht Düsseldorf (Az.: 11 K 908/10 L) aus, dass bei der Berechnung der auf jeden Arbeitnehmer entfallenen geleisteten geldwerten Vorteile durch eine Betriebsfeier und der Bestimmung der 110,00 Euro-Grenze nicht auf die tatsächlich anwesende Anzahl an Arbeitnehmern abzustellen sei, sondern auf die Anzahl an ursprünglich angemeldeten Arbeitnehmern. Der Grund liege darin, dass dem Arbeitnehmer dadurch, dass ein angemeldeter anderer Arbeitnehmer nicht teilnimmt, keinerlei Vorteile zufließen. Der Gesamtpreis der Betriebsfeier sei also durch die (größere) Anzahl angemeldeter Arbeitnehmer zu teilen. Gegen diese Entscheidung wurde mit Eingang am 23.05.2011 durch die Finanzverwaltung Revision eingelegt. Das Revisionsverfahren ist beim BFH unter dem Aktenzeichen VI R 7/11 noch anhängig.

Falls die Aufwendungen pro Arbeitnehmer über der Freigrenze von 110,00 Euro inklusive Umsatzsteuer liegen, kann der Arbeitgeber  diese „unüblichen Aufwendungen”, die durch die Betriebsfeier veranlasst worden sind, mit einem Pauschsteuersatz von 25% gemäß § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG versteuern (LStR 19.5).

3. Typische Aufwendungen für eine Betriebsfeier sind:

• Kosten für Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten und andere Genussmittel
• Fahrtkosten für An- und Abreise
• Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen
• Eintrittskarten für sportliche/kulturelle Veranstaltungen
• Geschenke in Form von bloßen Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von maximal 40 Euro inklusive Umsatzsteuer
• Aufwendungen für Saalmiete, Musik, engagierte Künstler etc. (LStR 19.5)

4. Gemischt veranlasste Betriebsveranstaltung

Eine gemischt veranlasste Veranstaltung liegt vor, wenn das Veranstaltungsprogramm aus geselligen und geschäftlichen bzw. dienstlichen Elementen besteht und beide ineinander übergehen. Beispielsweise kann ein Workshop mit einer Betriebsfeier kombiniert werden.

Bei solchen Veranstaltungen sind laut BFH für die Berechnung der Zuwendung pro Arbeitnehmer ausschließlich die Kosten für die eigentliche Betriebsfeier, das heißt den geselligen Veranstaltungsteil maßgeblich. Die Kosten für den geschäftlichen bzw. dienstlichen Teil der Veranstaltung stellen keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer dar und werden daher nicht wie Arbeitslohn behandelt. Hierunter fallen zum Beispiel die Betriebsbesichtigung bei einem Geschäftspartner, Seminare, Workshops oder Kongresse. (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 118/01).

Sollte das Veranstaltungsprogramm aus der eigentlichen Betriebsfeier und geschäftlichen Veranstaltungsteilen bestehen, werden die Kosten für die gemeinsame An- und Abreise und die Übernachtungskosten im Verhältnis der Zeitanteile aufgeteilt (BFH-Urteil vom 30.04.2009, Az.: VI R 55/07). Bei Arbeitnehmern, die an einem anderen Ort als dem des Betriebs tätig sind, zum Beispiel Außendienstmitarbeiter, können die Aufwendungen für die Fahrt zur Teilnahme als Reisekosten behandelt werden (LStR 19.5).

Beispiel 1:

Eine Firma veranstaltet eine Drei-Tage-Fahrt in die Pfalz. Dort stehen an zwei Tagen die Weihnachtsfeier und eine Weinprobe und an einem Tag die Besichtigung eines Lieferantenbetriebes auf dem Programm. Sofern die Kosten für die Weihnachtsfeier und die Weinprobe pro Arbeitnehmer die Freigrenze von 110,00 Euro nicht überschreiten, liegt kein zu versteuernder Arbeitslohn vor.
Der zeitliche Anteil von Betriebsfeier und Betriebsbesichtigung beträgt zwei zu eins. Zwei Drittel der Kosten für An- und Abreise und Übernachtung sind also der eigentlichen Betriebsfeier zuzuordnen und unterliegen neben den sonstigen Kosten der Feier und der Weinprobe der 110-Euro-Grenze.

5. Geschenke des Arbeitgebers auf Betriebsfeiern

Sachgeschenke an eigene Arbeitnehmer sind grundsätzlich beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe abzugsfähig und unterliegen als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer, es sei denn sie werden anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses (LStR R 19.6) oder auf Betriebsfeiern (LStR R 19.5) überreicht und ihr Wert übersteigt nicht 40,00 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Sachgeschenke auf Betriebsfeiern werden als Teil der Kosten der Betriebsfeier bewertet. Die Betriebsfeier führt nur unter den nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen zu geldwerten Vorteilen des Arbeitnehmers, die der Lohnsteuer unterworfen werden.

Nur Betriebsfeiern, die die 110,00 Euro-Grenze pro angemeldetem Teilnehmer überschreiten, führen zu geldwerten Vorteilen beim Arbeitnehmer, die lohnsteuerpflichtig sind. Zu den Kosten einer Betriebsfeier sind Sachgeschenke an Arbeitnehmer hinzuzurechnen, wenn sie einen Wert von 40,00 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) nicht überschreiten und wenn sie anlässlich der Betriebsfeier überreicht werden, d.h. Teil des normalen Programm der Feier sind. Wenn die Kosten der Betriebsfeier addiert mit dem Wert eines solchen Sachgeschenks die 110,00 Euro-Grenze nicht übersteigen, dann liegen keine lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteile vor. Wenn diese Summe 110,00 Euro übersteigt, dann ist der gesamte Wert von Feier inklusive Geschenk lohnsteuerpflichtig.

Wenn das dem Arbeitnehmer anlässlich der Betriebsfeier überreichte Geschenk dagegen einen Wert von 40,00 Euro übersteigt, dann wird angenommen, dass es sich um eine für eine Betriebsfeier unübliche Zuwendung handelt. Der Wert dieses Geschenkes wird dann nicht mehr in die Kosten für die Betriebsfeier eingerechnet und ist deshalb auch für die 110,00 Euro-Grenze unerheblich. Stattdessen wird dieses Geschenk als selbstständiger steuerpflichtiger geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers gewertet. (Für diese Sachbezüge gilt beim Arbeitnehmer gemäß § 8 Abs. 2 S. 9 EStG die monatliche 44,00 Euro-Freigrenze, nach der Sachbezüge steuerfrei bleiben, wenn diese Vorteile insgesamt 44,00 Euro nicht übersteigen).

Immer, wenn aus Anlass einer Betriebsfeier lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteile dem  Arbeitnehmer zukommen -sei es, weil die Kosten der Betriebsfeier 110,00 Euro übersteigen, sei es, weil ein Sachgeschenk überreicht wird, dessen Wert 40,00 Euro übersteigt, - kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschbetrag von 25 % übernehmen, was in der Praxis üblich ist.

Beispiel 2:

2a) Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 30,00 Euro. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 80,00 Euro. Das Sachgeschenk gilt als üblicher Teil der Betriebsfeier und wird zu den übrigen Kosten hinzugerechnet. In dem Fall wird die 110,00 Euro-Grenze eingehalten und es liegen keine steuerpflichtigen geldwerten Vorteile vor.

2b) Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 30,00 Euro. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 90,00 Euro. In dem Fall ist zwar der Wert des Sachgeschenks als solches noch üblich. Da dieser Wert deshalb den übrigen Betriebsfeierkosten hinzugerechnet wird, übersteigen sie insgesamt die 110,00 Euro-Grenze, so dass ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil in Höhe von 120,00 Euro beim Arbeitnehmer vorliegt. Der Arbeitgeber kann diese „unüblichen Aufwendungen”, die durch die Betriebsfeier veranlasst worden sind, mit einem Pauschsteuersatz von 25% gemäß § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG versteuern.

2c) Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 44,00 Euro. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 60,00 Euro. Da das Sachgeschenk einen Wert von 40,00 Euro übersteigt, gilt es als unüblich und wird deshalb nicht den übrigen Betriebsfeierkosten hinzugerechnet, sondern als selbstständiger Sachbezug behandelt. Dieser ist als solcher bereits lohnsteuerpflichtig. Wenn der jeweilige Arbeitnehmer jedoch die monatliche 44,00 Euro-Grenze noch nicht ausgeschöpft hat, bleibt das Geschenk steuerfrei. Anderenfalls kann der Arbeitgeber für das Sachgeschenk im Wert von 44,00 Euro eine Pauschalbesteuerung  von 25 % nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG vornehmen, da das Geschenk aus Anlass der Betriebsfeier überreicht wurde. Die Betriebsfeierkosten ohne das Geschenk überschreiten die 110,00 Euro-Grenze nicht und führen daher nicht zu steuerpflichtigen geldwerten Vorteilen beim Arbeitnehmer.

2d) Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 44,00 Euro. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 120,00 Euro. Da das Sachgeschenk einen Wert von 40,00 Euro übersteigt, gilt es als unüblich und wird deshalb nicht den übrigen Betriebsfeierkosten hinzugerechnet, sondern als selbstständiger Sachbezug behandelt. Der Arbeitgeber kann hierfür gem. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr: 2 EStG eine Pauschalbesteuerung  von 25 % vornehmen. Wenn der jeweilige Arbeitnehmer jedoch die monatliche 44,00 Euro-Grenze noch nicht ausgeschöpft hat, bleibt das Geschenk steuerfrei. Die Betriebsfeierkosten ohne das Geschenk überschreiten die 110,00 Euro-Grenze und führen damit zu steuerpflichtigen geldwerten Vorteilen beim Arbeitnehmer. Diese kann der Arbeitgeber als „unüblichen Aufwendungen”, die durch die Betriebsfeier veranlasst worden sind, mit einem Pauschsteuersatz von 25% gemäß § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG versteuern.

Diese eben beschriebenen Grundsätze gelten nur für Sachgeschenke auf Betriebsfeiern, die aus Anlass der Betriebsfeier überreicht wurden. Anders zu behandeln sind Sachgeschenke, die nur bei Gelegenheit einer Betriebsfeier überreicht werden. Das ist der Fall, wenn sie nur während einer Betriebsfeier überreicht wurden, aber auch unabhängig von der Feier geleistet worden wären. Der Unterschied liegt darin, dass Sachgeschenke, die anlässlich einer Betriebsfeier überreicht werden und einen Wert von 40,00 Euro übersteigen, gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG pauschal mit 25 % lohnversteuert werden können. Für Sachgeschenke, die nur bei Gelegenheit einer Betriebsfeier überreicht werden, gilt der 25 %-ige Lohnsteuer-Pauschsteuersatz nicht. Allerdings kann die Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG mit einem Steuersatz von 30 % angewandt werden. Dies hat der BFH in seinem Urteil vom 07.11.2006 (VI R 58/04) für den Fall einer Zuwendung von Goldmünzen im Wert vom 280,00 Euro auf einer jährlich veranstalteten Weihnachtsfeier entschieden. Dem BFH nach stünden diese Sachzuwendungen nicht in einem sachlichen Zusammenhang mit der Betriebsfeier. Der Arbeitgeber habe nur die Weihnachtsfeier genutzt, um die Goldmünzen zu überreichen. Die Übergabe der Goldmünzen sei eine „untypische Programmgestaltung“ und habe auch völlig losgelöst von der Weihnachtsfeier vorgenommen werden können. Somit könne der Arbeitgeber nicht den 25 %-igen Lohnsteuerpauschbetrag abführen.

6. Barzuwendungen

Barzuwendungen gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn und müssen mit dem individuellen Steuersatz das Arbeitnehmers der Lohnsteuer unterworfen werden. Eine pauschale Besteuerung durch den Arbeitgeber ist im Grundsatz nicht möglich. Eine Ausnahme stellt lediglich die Barzuwendung als Zehrgeld für Verpflegung dar. In diesem Fall wird die Barzuwendung in die 110 Euro-Grenze einbezogen und ist somit lohnsteuerfrei. Es muss jedoch streng darauf geachtet werden, dass die Höhe der Zuwendung angemessen ist. (BFH-Urteil vom 07.2.1997, Az.: VI R 3/96 / BFH-Urteil vom 07.11.2006, Az.: VI R 58/04)

7. Verlosungen

Gewinne bei Verlosungen werden wie Geschenke behandelt und sind bis zu einem Wert von 40,00 Euro lohnsteuerfreie Zuwendungen. Alle geladenen Arbeitnehmer müssen jedoch an der Verlosung teilnehmen dürfen. Übersteigt der Gewinn den Wert von 40,00 Euro und sei es nur um 1,00 Euro, überwiegt der Entlohnungscharakter und die gesamte Zuwendung wird steuerpflichtig. Eine Einbeziehung in die 110,00 Euro-Grenze findet dann nicht mehr statt.

8. Umsatzsteuerliche Auswirkungen auf der Ebene des Unternehmens

Auf der Ebene des Unternehmens unterliegen Leistungen des Unternehmens an seine Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsfeier nicht der Umsatzsteuer, wenn sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse durchgeführt werden. Das ist der Fall, wenn es sich um eine „übliche Betriebsfeier” und eine „übliche Zuwendungen” handelt.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige IHK.

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Stand: September 2011