Umsatzsteuer: Vorsteuerabzug bei elektronisch übermittelter Rechnung

Seit dem 1. Januar 2002 erkennt die Finanzverwaltung unter bestimmten Voraussetzungen auch elektronisch übermittelte Rechnungen zum Vorsteuerabzug (§ 14 Abs. 1 und Abs. 3 UStG - Umsatzsteuergesetz) an.

Was gilt als elektronisch übermittelte Rechnung?
Um eine elektronisch übermittelte Rechnung handelt es sich, wenn Rechnungen per E-Mail oder unter Zuhilfenahme eines Computer-Faxes übermittelt werden. Elektronisch übermittelte Rechnungen müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Ein einfaches elektronisches Dokument (z. B. eine pdf-Datei) berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug.
Wenn Sie eine Rechnung jedoch von einem Standard-Telefax an ein anderes Standard-Telefax senden, handelt es sich nicht um eine elektronische Rechnung. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) weist in seinem Schreiben vom 29. Januar 2004 ausdrücklich darauf hin, dass Telefaxe auf Thermopapier durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren sind, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar ist.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bei mehreren Lieferungen oder Leistungen ein EDI-System (Electronic Data Interchange)[1] zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten verwenden, so ist es seit dem 1. Januar 2004 gem. § 14 Abs. 3 UStG erforderlich, zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung in Papierform oder auf elektronischem Weg mit qualifizierter elektronischer Signatur zu übermitteln.
Wenn Sie Ihre Rechnungen künftig elektronisch übermitteln möchten, sollten Sie sich im Vorwege mit Ihrem Geschäftspartner austauschen, ob eine elektronische Übermittlung von Rechnungen auf dessen Seite erwünscht und möglich ist, da zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger Einvernehmen bestehen muss, dass Rechnungen elektronisch übermittelt werden sollen. Grundsätzlich ist niemand verpflichtet, elektronisch übermittelte Rechnungen zu akzeptieren. Als Rechnungsempfänger kann es dazu kommen, dass das Einverständnis zur Annahme einer elektronisch übermittelten Rechnung stillschweigend erteilt wird, wenn nicht unverzüglich widersprochen wird. Das bedeutet für Sie als Empfänger, dass etwaige Einwände gegen eine elektronisch übermittelte Rechnung unverzüglich bei dessen Aussteller erklärt werden müssen.

Was bedeutet „qualifizierte elektronische Signatur“ ?
Es ist zwingend erforderlich, dass einer elektronischen Rechnung eine qualifizierte elektronische Signatur beigefügt wird, wenn der Rechnungsempfänger beabsichtigt, die zu zahlende Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen.
Eine elektronische Signatur funktioniert wie ein elektronisches Siegel und gewährleistet die Echtheit der Absenderangaben sowie die Unveränderbarkeit des Inhalts der Rechnung. Sie erfüllt somit die gleiche Funktion wie eine eigenhändige Unterschrift auf einem Dokument in Papierform. Der Unterschied zwischen einer einfachen und einer qualifizierten elektronischen Signatur besteht darin, dass eine qualifizierte elektronische Signatur einen von einem Zertifizierungsdiensteanbieter zugewiesenen Signaturschlüssel verwendet und an eine natürliche Person gebunden ist. Die deutschen Zertifizierungsdiensteanbieter unterliegen der Aufsicht der Bundesnetzagentur in Bonn. Eine Liste der Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Homepage der Bundesnetzagentur.
In der Vergangenheit wurden die qualifizierten elektronischen Signaturen mit einer Schlüssellänge von 1024 Bit generiert. Ab dem 1. Januar 2008 stuft die Bundesnetzagentur diese Verschlüsselungen nicht mehr als sicher ein. Ab diesem Zeitpunkt gelten nur noch Daten mit einer Schlüssellänge von 2048 Bit als rechtmäßig signiert. Dies bedeutet, dass für Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2007 ausgestellt werden, die alten Verschlüsselungen nicht mehr gültig sind. Um sicher zu gehen, dass Sie auch nach dem 1. Januar 2008 gültige Signaturen generieren können, benötigen Sie eine Signaturkarte nach dem neuen Standard. Sie sollten sich daher umgehend mit Ihrem Zertifizierungsdiensteanbieter in Verbindung setzen. Bei Rechnungen, die vor dem 1. Januar 2008 ausgestellt wurden, ist eine „Übersignierung“ durch den Rechnungsempfänger nicht erforderlich, wie das BMF in seinem Schreiben vom 30. Oktober 2007 ausführt.

Was muss der Aussteller einer Rechnung beachten, die er elektronisch übermitteln möchte?
Wenn Sie Rechnungen elektronisch übermitteln möchten, so wenden Sie sich an einen der aufgeführten Zertifizierungsdiensteanbieter, um eine qualifizierte Signaturkarte zu erhalten. Auf der qualifizierten Signaturkarte sind Ihre persönlichen Daten und ein Schlüsselpaar zur Signaturerzeugung und Signaturüberprüfung gespeichert. Um Ihre Rechnung signieren zu können, benötigen Sie neben der Signaturkarte ein Kartenlesegerät und die entsprechende Software. Dann können Sie eine Rechnung mit Ihrer „elektronischen Unterschrift“ versehen. Jede qualifizierte elektronische Signaturkarte ist an eine einzelne natürliche Person gebunden und nicht übertragbar. In größeren Unternehmen wird es somit erforderlich sein, für mehrere Mitarbeiter eine Signaturausstattung zu erwerben. Als Aussteller einer Rechnung, die Sie elektronisch übermitteln möchten, müssen Sie also folgendes beachten:

• Vereinbaren Sie mit dem Rechnungsempfänger die elektronische Übermittlung.
• Wenden Sie sich an einen Zertifizierungsdiensteanbieter.
• Signaturkarten sind personengebunden.
• Es gelten Archivierungspflichten (siehe unten).

Was muss der Empfänger einer elektronisch übermittelten Rechnung beachten?
Um den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug zu genügen und auch bei einer elektronisch übermittelten Rechnung die Vorsteuer geltend machen zu können, müssen eingehende elektronisch übermittelte Rechnungen zwingend auf die Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung überprüft werden. Dazu benötigen Sie als Rechnungsempfänger keine Signaturausstattung wie der Rechnungsaussteller. Der Rechnungsempfänger benötigt vielmehr eine Prüfsoftware, die zumeist kostenlos bei den Zertifizierungsdiensteanbietern heruntergeladen werden kann und die zum Teil auch mit Signaturen anderer Anbieter kompatibel ist. Bevor Sie mit Ihrem Vertragspartner eine Übermittlung von Rechnungen auf elektronischem Wege vereinbaren, überprüfen Sie, ob Sie über eine entsprechende Prüfsoftware verfügen. Akzeptieren Sie nur Rechnungen mit einer qualifizierten Signatur. Die Bestätigung der Richtigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur müssen Sie auf jeden Fall archivieren und wie die sonstigen steuerlichen Daten zehn Jahre aufbewahren.
Es ist auch möglich, dass der Absender der Rechnung einen Prüfbericht über die erfolgreiche Verifikation der Signatur durch einen Zertifizierungsdiensteanbieter beifügt. In diesem Fall entfällt eine Prüfung durch den Empfänger. In beiden Fällen – Überprüfung mit Prüfsoftware durch den Empfänger oder Mitsenden des Prüfberichts einer zertifizierenden Stelle durch den Rechnungsaussteller – muss der Rechnungsempfänger aber die Archivierungspflichten beachten (siehe unten).
Nähere Ausführungen zu den allgemeinen Pflichtangaben in Rechnungen finden Sie hier:

Wie funktioniert die Archivierung elektronisch übermittelter Rechnungen?
Rechnungen sind gem. §§ 14b Abs. 1 UStG, 147 Abs. 3 Abgabenordnung (AO) grundsätzlich für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungspflicht gilt selbstverständlich auch für elektronisch übermittelte Rechnungen, wobei sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger verpflichtet ist, die Rechnungs- und Signaturdaten (insbesondere den Prüfbericht) elektronisch zu archivieren. Die elektronische Archivierung hat nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ zu erfolgen. Das bedeutet, dass Sie die Rechnungsdaten und den Signaturprüfbericht dergestalt archivieren müssen, dass nachträgliche Datenänderungen nicht mehr möglich sind. Die gesamte Verarbeitung der Rechnungsdaten muss den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ entsprechen und protokolliert werden. Bei einer Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung zwischen drei Arten des digitalen Datenzugriffs wählen. Sie kann vom Steuerpflichtigen den unmittelbaren Lesezugriff, den mittelbaren Zugriff über Auswertungen und die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten verlangen. Nähere Ausführungen zum Datenzugriff der Finanzverwaltung finden Sie hier.
Grundsätzlich nicht ausreichend ist der bloße Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung und deren Archivierung in Papierform. Es gibt Archivierungsdienstleister, die diese Archivierung für Unternehmen übernehmen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IHK.

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.

Stand: November 2007

[1] Elektronischer Datenaustausch nach Artikel 2 der Empfehlung 94/829/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. EG Nr. L 338 S. 98).