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RECHT UND STEUERN

Digitaler Datenzugriff der Finanzverwaltung

Mit dem Jahressteuergesetz 2009 wurde ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis zu 250.000 Euro eingführt, sofern im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung vom Prüfer angeforderte Datenbestände nicht vorgelegt werden können.

Hier finden Sie die vom Bundesfinanzministerium (BMF) herausgegebene und oft aktualisierte Liste der Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 23. Januar 2008.

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen - so die Änderung der §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000. Der Betriebsprüfer kann bei Außenprüfungen die gespeicherten Daten einsehen. Dabei kann die Dateneinsicht sowohl durch direkten Zugriff auf die Programme, als auch durch Einsicht in gespeicherte Daten erfolgen. Der Betriebsprüfer hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen. De facto bedeutet das eine Kompetenzerweiterung für die Betriebsprüfer. Die Anforderungen dieser Gesetzesänderung werden im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" konkretisiert. Außerdem müssen die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 beachtet werden. Durch das „Recht der digitalen Steuerprüfung” sollen Betriebsprüfungen erheblich schneller und zugleich intensiver durchgeführt werden können. Die Unternehmen müssen die notwendigen technischen Voraussetzungen dazu auf eigene Kosten sicherstellen. Seit 2005 ist mit einer starken Erhöhung der Anzahl der digitalen Prüfungen zu rechnen, da seit diesem Zeitpunkt erstmals drei zusammenhängende Jahre dem Datenzugriff unterliegen und die Anzahl der geschulten Betriebsprüfer gestiegen sein wird. Allerdings besteht auch künftig keine Verpflichtung für Unternehmen, originär in Papierform erstellte oder anfallende Daten digital bereitzustellen.

1. Welche Zugriffsrechte hat die Finanzverwaltung?

Bei der Ausübung des Rechts auf elektronischen Datenzugriff im Rahmen einer Außenprüfung stehen der Finanzverwaltung drei Möglichkeiten zur Verfügung, unter denen der jeweiligen Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen wählen kann. Falls erforderlich kann er auch mehrere Möglichkeiten kumulativ in Anspruch nehmen.

1.1. Unmittelbarer Datenzugriff („Z1”)

Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet das Recht des Prüfers, in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die gespeicherten Unternehmensdaten zu nehmen und die vom Steuerpflichtigen eingesetzte Hard- und Software zur Prüfung der gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen zu nutzen. Der Nur-Lesezugriff umfasst dabei das Lesen, Filtern und Sortieren von Daten gegebenenfalls unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten, nicht jedoch die online Fernabfrage. Das Unternehmen hat dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und ihn in das DV-System einzuweisen. Insbesondere muss ein für den Prüfer entsprechendes Nutzer- und Berechtigungsprofil auf der Software installiert sein, so dass dieser nicht nur Zugang zu den gewünschten Daten erhält, sondern auch problemlos einzelne Geschäftsjahre für vergleichende Analysen aufrufen kann. Das Datenverarbeitungssystem muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten, so dass ein Eingriff durch die Finanzbehörde ausgeschlossen ist.

1.2. Mittelbarer Datenzugriff („Z2”)

Im Rahmen des mittelbaren Zugriffs kann die Finanzverwaltung verlangen, dass die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet und anschließend für einen Nur-Lesezugriff zugänglich gemacht werden. Verlangt werden darf jedoch nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten, insbesondere ist es unzulässig, eine behördeneigene Prüfungssoftware auf die EDV des Unternehmens zu installieren. Die Prüfungsdienste sind weiterhin nicht berechtigt, Daten zwecks Sicherung oder späterer Weiterverarbeitung von den betrieblichen DV-Systemen herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

1.3. Datenträgerüberlassung („Z3”)

Bei der „Datenträgerüberlassung” sind der Finanzverwaltung die für die Betriebsprüfung relevanten steuerlichen Daten sowie die für deren Auswertung notwendigen Informationen (wie zum Beispiel über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (in der Regel CD-ROM`s oder DVD`s im ISO-Standard) zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch soweit sich die Daten bei Dritten zum Beispiel beim Steuerberater befinden.

2. Welche Daten sind von steuerlicher Relevanz für die Außenprüfung?

Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf solche Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sogenannte steuerlich relevante Unternehmensdaten. Zwingend sind demnach die Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, das heißt Daten, welche in der Gewinn- und Verlust-Rechnung beziehungsweise in der Bilanz auftauchen, vorzulegen. Eine darüber hinausgehende allgemeingültige Definition zu diesem Terminus gibt es nicht, so dass jeweils im Einzelfall zu entscheidend ist, welche weiteren Daten von steuerlicher Relevanz sind. Grundsätzlich erweitert sich durch die Neuregelung jedoch weder der sachliche Prüfungsumfang noch der Prüfungsgegenstand gegenüber der bisherigen Betriebsprüfungspraxis.
Nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, die steuerlich relevanten Daten von anderen abzugrenzen. Zu beachten ist dabei, dass für sonstige Daten kein Verwertungsverbot besteht, soweit diese der Finanzverwaltung versehentlich überlassen worden sind. Steuerlich nicht relevante Daten sollten die Unternehmen daher entweder gar nicht mehr im betrieblichen Computer belassen oder aber den Prüferzugriff auf diese Daten durch Passwörter bzw. durch eine sogenannte Betriebsprüferfunktion in Archivierungssystemen, welche in diversen Softwareprogrammen enthalten ist, verhindern. Dies gilt insbesondere auch für den gesamten E-mail-Verkehr, welcher von den Prüfern, soweit wichtige steuerliche Informationen enthalten sind, eingesehen werden kann. Das wesentliche Problem liegt daher in der technisch und organisatorisch aufwendigen Trennung der steuerlich relevanten Daten von unternehmensinternen Daten, die der Finanzverwaltung nicht zur Kenntnis gegeben werden müssen. Der Schutz von geschäftlich sensiblen Daten sollte vom Unternehmer bedacht und in den verwendeten DV-Lösungen umgesetzt sein. Die Lösungen sollten die Beschränkung des Zugriffs der Finanzverwaltung auf die steuerlich relevanten Daten ermöglichen.

3. Welche Archivierungspflichten bestehen?

Festzuhalten ist zunächst, dass es für die Unternehmen auch künftig keine Verpflichtung gibt, originär in Papierform erstellte oder anfallende Daten digital bereitzustellen. Wer seine Daten bisher ausschließlich oder teilweise nur in Papierform erstellt hat, darf diese auch weiterhin so archivieren. Sind die Unterlagen dagegen einmal digitalisiert, beziehungsweise handelt es sich um originär digitale Unterlagen, besteht ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung und die Unternehmen haben die Daten in dieser Form über den gesamten Aufbewahrungszeitraum zur jederzeitigen Verfügbarkeit vorzuhalten.
Auch für vor dem 1. Januar 2002 bereits archivierte Daten besteht ein Online-Zugriffsrecht des Betriebsprüfers. Lediglich in zwei Ausnahmefällen ist eine Abweichung von dieser Verpflichtung denkbar:

  • Erfolgte die Archivierung vor dem 1. Januar 2002 und würde das wiederholte Einspielen der Daten auf das aktuelle DV-System einen unverhältnismäßig hohen Aufwand (z.B.: fehlende Speicherkapazität, nochmalige Datenerfassung, Wechsel der Hard- oder Software etc.) für das Unternehmen bedeuten, so reicht es aus, wenn eine Lesbarmachung der Daten möglich ist.
  • Wurden die Daten vor dem 1. Januar 2002 auf maschinell nicht auswertbaren Datenträgern (z.B. Mikrofilm) archiviert, so kann die Finanzverwaltung eine Übertragung in eine maschinell auswertbare Form nicht verlangen.

Sofern der Datenzugriff direkt aus dem Archivsystem und nicht aus einem Produktivsystem erfolgen soll, sind die Unterlagen bereits dort in maschinell auswertbarer Form zu archivieren.
Unter „maschineller Auswertbarkeit” versteht die Finanzverwaltung den „wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit”. Mangels wahlfreier Zugriffsmöglichkeit akzeptiert die Finanzverwaltung daher keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte Datenfelder und 'sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten.
Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen zum Beispiel während des Archivierungsvorgangs eine „Verdichtung” unter Verlust vorgeblich steuerlich nicht relevanter, originär aber vorhanden gewesener Daten stattgefunden hat. Grundsätzlich eine Alternative für die Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten ist deren Auslagerung in speziell auswertbare Archivsysteme wie beispielsweise das der DATEV (eingetragene Genossenschaft der für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte) . Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung sowie die Finanz- und Anlagenbuchführung über die DATEV abwickeln, können dann im Falle einer Betriebsprüfung die gespeicherten Daten von DATEV auf einer CD anfordern, welche auch die Software zum Lesen und Auswerten der Daten enthält.

4. Welche Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden?

Hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen der digitalen Daten gelten die gleichen Fristen, wie für Unterlagen in Papierform (siehe unser Steuermerkblatt "ABC der Aufbewahrungsfristen"). Dies bedeutet, dass eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege etc. besteht, wohingegen die sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie z.B. Handels- oder Geschäftsbriefe einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Das DV-System muss über die gesamte Aufbewahrungszeit funktionsfähig gehalten werden. Dies betrifft grundsätzlich auch die aufgrund eines Systemwechsels nicht mehr eingesetzten DV-Systeme. Der Datenbestand ist daher entweder in das neue System zu migrieren oder auf Datenträgern zu archivieren. Hierbei muss die Auswertung der Daten weiterhin möglich sein

5. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff dürfen die Prüfer einzig die in den DV-Systemen des Unternehmens bereits vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nutzen. Eine besondere Programmierung für Auswertungszwecke wird nicht gefordert. Bei dem in Praxis wohl am häufigsten zu erwartenden Datenzugriff in Form der Datenüberlassung bedient sich die Finanzverwaltung bundeseinheitlich der frei auf dem Markt erhältlichen Prüfsoftware ”IDEA”. Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA problemlos gelesen und erfüllen daher die Voraussetzung der maschinellen Auswertbarkeit im Sinn der GDPdU:

  • ASCII feste Länge
  • ASCII Delimited (einschließlich Kommagetrennter Werte)
  • EBCDIC feste Länge
  • EBCDIC Dateien mit variabler Länge
  • Excel (auch ältere Versionen)
  • Access (auch ältere Versionen)
  • DBASE
  • Lotus 123
  • ASCII-Druckdateien (plus Info für Struktur und Datenelemente etc.)
  • Dateien von SAP/AIS
  • Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen
  • Import durch ODBC-Schnittstelle.

Nicht erkennbare Dateien müssen in lesbare Formate konvertiert werden. Als verbreitete und kostengünstige Datenträger akzeptiert die Finanzverwaltung CD-Rom`S und DVD`s im ISO-Standard.
Darüber hinaus können bei der Datenüberlassung auch Disketten verwendet werden, sofern diese das Dateisystem „MS DOS” oder „FAT” enthalten. Neben den steuerlich relevanten Daten müssen dem Finanzamt auch die notwendigen Strukturinformationen in maschinell verwertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Da dies insbesondere kleineren oder mittleren Unternehmen häufig Probleme bereitet hat die Finanzverwaltung mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen sowie dem deutschen Vertrieb der Prüfungssoftware „IDEA” (Fa. Audicon, Düsseldorf) eine einheitliche Bereitstellungshilfe zu Format und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten entwickelt. Ziel ist die automatisierte Weitergabe aller zur Auswertung vom Prüfer benötigter Informationen über den Datenbestand. Der „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung” definiert die Datenimportschnittstelle zur automatisierten Übernahme steuerlich relevanter Daten einschließlich der zur maschinellen Auswertung erforderlichen Verknüpfungen. Die aktuelle ausführliche technische Beschreibung kann bei der Firma Audicon unentgeltlich angefordert werden.

6. Wer trägt die Kosten?

Alle anfallenden Kosten für die neue Form des Datenzugriffs sind generell vom Steuerpflichtigen zu tragen. Hierzu gehören beispielsweise die Auslagen für die Anschaffung einer neuen zur Vorhaltung der Daten geeigneten Hard- oder Software, sowie Kosten, die sich direkt aus der Prüfungsarbeit ergeben.

7. Sanktionen, falls ein Unternehmen die Regeln nicht einhält?

Je nach den Umständen des Einzelfalles kann die Finanzverwaltung Bußgelder von bis zu € 25.000 oder Zwangsmittel verhängen. Bei gravierenden Mängeln inhaltlicher oder auch formeller Art, welche nicht umgehend beseitigt werden, kann der Betriebsprüfer die Buchführung des Unternehmens in Ausnahmefällen auch gänzlich verwerfen und zu einer Schätzung des Unternehmensergebnisses übergehen.

8. Welche Vorteile ergeben sich für die Unternehmen?

Neben den vordergründig zunächst ersichtlichen zusätzlichen Verpflichtungen auf Seiten der Unternehmer birgt die Neuregelung aber auch Vorteile. Möglich ist beispielsweise die Durchführung einer simulierten Betriebsprüfung, in deren Verlauf etwaige Prozessfehler, die insbesondere im Bereich von Massenbuchungen zu erheblichen steuerlichen Risiken führen, entdeckt werden können. Darüber hinaus wird die Qualität der vorhandenen Daten verbessert und die Prozesse werden transparenter. Insbesondere können auffällige Buchungen oder Transaktionen zeitnah erkannt werden. Würde dies erst bei einer späteren Betriebsprüfung geschehen, lägen die Kosten für die Aufklärung des Sachverhalts in der Regel deutlich höher. Eine gute Vorbereitung kann auch dem Betriebsprüfer einen positiven Eindruck vermitteln und helfen den Zeitraum der Betriebsprüfung zu verkürzen und somit Zeit und Kosten für die Bereitstellung von Mitarbeitern zu sparen.

9. Wo finden sich Links zum Thema?

www.bundesfinanzministerium.de Suchbegriff „Datenzugriff”;AvenDATA GmbH; Firma Audicon; datev.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IHK.

Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.

Stand : April 2009

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DOKUMENT-NR. 31617

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