Steuerliche Behandlung von Reisekosten

Im betrieblichen Alltag kommt es immer wieder vor, dass aus beruflichen Gründen Mitarbeiter von Unternehmen oder die Unternehmer selbst eine Reise antreten und dabei Kosten entstehen:  Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungsaufwendungen sowie Reisenebenkosten. Mit diesem Merkblatt wollen wir die steuerliche Behandlung der mit einer beruflich oder betrieblich veranlassten Reise verbundenen Kosten aufzeigen.

Aktuell werden grundsätzliche Fragen der Reisekostenrechts von einer Arbeitsgruppe des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) diskutiert. Für das Jahr 2013 sind gesetzliche Neuerungen zu erwarten. Im Fokus der Diskussion stehen insbesondere die pauschale Geltendmachung von Verpflegungsmehraufwendungen und der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte.

Inhalt

1.  Einleitung

2.    Einzelne mit einer Dienstreise verbundene Kosten
2.1  Fahrtkosten
2.2  Verpflegungsmehraufwendungen
2.3  Übernachtungsaufwendungen
2.4  Reisenebenkosten
2.5  Gemischte Aufwendungen

3. Besonderheiten bei Auslandreisen

4.   Reisekosten des Arbeitnehmers
4.1 Reisekosten werden vom Arbeitgeber erstattet
4.2 Reisekosten werden vom Arbeitgeber nicht erstattet

5. Reisekosten des Unternehmers

6.    Steuerliche Behandlung von Reisekosten im Unternehmen
6.1  Ertragssteuerliche Behandlung
6.2  Umsatzsteuerliche Behandlung

1. Einleitung

Im Folgenden wird dargestellt, inwieweit Kosten, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit einem Arbeitnehmer entstehen, lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden können. Ebenso wie diese bei Auswärtstätigkeiten eines Unternehmers steuerlich zu behandeln sind. Darüber hinaus wird die Abzugsfähigkeit von Reisekosten als Werbungskosten im Rahmen der persönlichen Einkommenssteuererklärung von Arbeitnehmern beziehungsweise als Betriebsausgaben im Unternehmen erläutert.

Rechtliche Grundlage sind insbesondere das Einkommensteuergesetz (EStG) sowie die Lohnsteuerrichtlinien (LStR). Das Merkblatt bezieht sich dabei auf die Lohnsteuerrichtlinien 2011.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt  immer dann vor, wenn die  dienstliche Tätigkeit außerhalb der Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte stattfindet. Angenommen wird eine derartige Auswärtstätigkeit auch bei typischerweise wechselnden Tätigkeitsstätten wie z.B. bei einem Handelsvertreter, einem Bauarbeiter oder einem LKW-Fahrer. Dies gilt auch dann, wenn ein Arbeitnehmer aufgrund einer regelmäßig wechselnden Tätigkeit überhaupt keine regelmäßige Arbeitsstätte hat. Auch bei auswärtigen Ausbildungs- oder Fortbildungsmaßnahmen im Rahmen des (Ausbildungs-) Dienstverhältnisses wird eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit angenommen.

Als Reisekosten werden Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten eingestuft, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen.

Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte lässt sich nicht allgemeingültig definieren. Die Finanzverwaltung hat mit dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 15.12.2011 erklärt, dass sie eine regelmäßige Arbeitsstätte dann annimmt, wenn der Arbeitnehmer auf Grund dienstrechtlicher/arbeitsvertraglicher Festlegungen

• einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder

• in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

  • arbeitstäglich
  • je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder
  • mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
    tätig werden soll (Prognoseentscheidung).

Bei der Prognoseentscheidung kommt es nicht darauf an, in welchem Umfang der Arbeitnehmer in der betrieblichen Einrichtung (rückblickend) tatsächlich tätig geworden ist.

Ist eine eindeutige Zuordnung nach diesen Kriterien nicht möglich, ist auf den inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit abzustellen. Entscheidend ist dann, ob einer Tätigkeitsstätte eine zentrale Bedeutung gegenüber den weiteren Tätigkeitsstätten zukommt.

Einzelheiten zur regelmäßigen Arbeitsstätte:

• Mehrere regelmäßige Arbeitsstätten nebeneinander sind nicht mehr möglich. Die Finanzverwaltung schließt sich diesbezüglich der jüngsten Rechtsprechung des  Bundesfinanzhofs an (BMF-Schreiben vom 15.12.2011).
• Die Annahme einer regelmäßigen Arbeitsstätte verlangt daher nunmehr grundsätzlich auch, dass es sich dabei um eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Die Finanzverwaltung geht daher davon aus, dass betriebliche Einrichtungen von Kunden des Arbeitgebers unabhängig von der Dauer der dortigen Tätigkeiten in jedem Fall keine regelmäßigen Arbeitsstätten der Arbeitnehmer sind, wenn die Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses mit  ihrem Arbeitgeber mit wechselnden Tätigkeitsstätten rechnen müssen (R 9.4 Abs. 3 S. 5 LStR). Dies hat vor allem Auswirkungen auf Zeitarbeitsfirmen. Der Einsatzort eines Zeitarbeiters ist damit in der Regel nicht als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Eine Ausnahme gilt lediglich dann, wenn der Arbeitnehmer für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses dem Entleiher überlassen oder mit dem Ziel der späteren Anstellung beim Entleiher eingestellt wird. In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer einer Zeitarbeitsfirma nicht mehr damit rechnen, an wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt zu werden.
• Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z.B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 S. 4 LStR).

2. Einzelne mit einer Dienstreise verbundene Kosten

Die Ermittlung der Höhe der einzelnen Reisekosten sowie die Erbringung des erforderlichen Nachweises sind Grundvoraussetzung für die korrekte steuerliche Behandlung. Die folgenden Ausführungen sind, soweit nicht auf Besonderheiten hingewiesen wird, bei der steuerfreien Erstattung sowie der Berücksichtigung als Werbungskosten beziehungsweise als Betriebsausgaben, jeweils heranzuziehen.

2.1 Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen (R 9.5 Abs. 1 LStR). Dazu gehören Fahrten zwischen:

• Wohnung oder regelmäßiger Arbeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte;
• Wohnung oder regelmäßiger Arbeitsstätte und einer Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeit;
• einer Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeit und der auswärtigen Tätigkeitsstätte;
• mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten.

Angesetzt werden können bei der Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels der Fahrpreis einschließlich eventueller Zuschläge. Die Kosten einer Bahncard können  vollständig angesetzt werden - auch wenn diese privat genutzt werden kann – soweit dies  keine höhere Kosten verursacht als ohne deren Anschaffung entstehen würden. Kosten für Taxifahrten werden ebenfalls in Höhe des Fahrpreises  berücksichtigt.

Nutzt der Reisende einen eigenen PKW, so können die Fahrtkosten neben dem tatsächlichen nachgewiesenen Aufwand alternativ mit einem pauschalen Kilometersatz je gefahrenen Kilometer angesetzt werden. Von dieser Alternative wird regelmäßig Gebrauch gemacht.

Die Kilometerpauschbeträge betragen (H 9.5 LStR):

1. bei einem Kraftwagen 0,30 € je gefahrenen Kilometer,
2. bei einem Motorrad oder Motorroller 0,13 € je gefahrenen Kilometer,
3. bei einem Moped oder Mofa 0,08 € je gefahrenen Kilometer
4. bei einem Fahrrad 0,05 € je gefahrenen Kilometer.

Für jede Person, die aus beruflicher Veranlassung bei einer Dienstreise mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz je gefarenen Kilometer bei Kraftwagen um 0,02 € und bei Motorrädern/Motorrollern um 0,01 €.

Nicht mit den Kilometerpauschbeträgen abgegolten sind etwaige außergewöhnliche Kosten, wenn diese direkt durch berufliche Fahrten entstanden sind, wie nicht voraussehbare Aufwendungen für Reparaturen, Unfallschäden und Diebstahlsverluste - sofern bezüglich dieser Kosten keine Schadensersatzleistungen Dritter anzurechnen sind.

Soll bei der Benutzung eines eigenen PKW dagegen der tatsächliche Aufwand angesetzt werden, so ist ein Kilometerkostensatz zu ermitteln und dieser mit den während der Dienstreise gefahrenen Kilometern zu multiplizieren. Die Ermittlung des Kilometersatzes erfolgt, indem die Gesamtjahreskosten des PKW (über einen Zeitraum von 12 Monaten entstandene Aufwendungen für u.a. Abschreibung (AfA), Haftpflicht-, Kaskoversicherung, Benzin, Inspektion etc.) durch die Gesamtjahreskilometer dividiert werden. Der ermittelte Kilometersatz kann so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich geändert haben, wie z.B. bei veränderten Leasing-Raten (R 9.5 Abs. 1 S. 3, 4 LStR).

Beispiel 1 

Beträgt die Gesamtjahreslaufzeit 25.000 km und betrage die Gesamtjahreskosten 10.000 €, ergibt sich ein Kilometersatz von 0,40 € (10.000 € : 25.000km). Betrug die Fahrstrecke im Rahmen der Dienstreise 120 km, so können als Fahrtkosten 48 € angesetz werden (0,40 € x 120).

2.2 Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwendungen sind Aufwendungen für die Verpflegung im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Der Gesetzgeber hat für die Geltendmachung dieser Aufwendungen Pauschbeträge eingeführt.

Die Pauschbeträge betragen:

Die Pauschbeträge gelten für jeden Kalendertag, an dem der Steuerpflichtige wegen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist (R 9.6 Abs. 4 S. 1 LStR).

Werden an einem Kalendertag mehrfach Auswärtstätigkeiten durchgeführt, sind die Abwesenheitszeiten für diesen Tag zusammenzurechnen.

Der Ansatz der Pauschbeträge beschränkt sich für die Verpflegung bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 S. 5 EStG). ). Diese Frist gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer aufgrund einer regelmäßig wechselnden Tätigkeit keine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Die Dreimonatsfrist ist nicht für jedes Kalenderjahr neu zu gewähren. Für die Berechnung der Dreimonatsfrist ist dabei maßgeblich, ob bei einer Tätigkeit noch dieselbe oder bereits eine neue Auswärtstätigkeit vorliegt. Eine Auswärtstätigkeit ist noch dieselbe, wenn die aktuelle Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort und in zeitlichem Zusammenhang mit der bisherigen Auswärtstätigkeit ausgeübt wird. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung ist unbeachtlich. Andere Unterbrechungen, z. B. durch vorübergehende Tätigkeiten an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat (R 9.6 Abs. 4 S. 4 LStR). Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt zumindest nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird (R 9.6 Abs. 4 S. 1 LStR).

Beispiel 2

Arbeitnehmer A arbeitet als Bauarbeiter auf ständig wechselnden Baustellen. Im Hamburger Betrieb selbst ist er nicht tätig. In der Zeit vom 1. Februar bis 1 Juli 2013 ist er werktäglich zwischen 10 und 12 Stunden auf einer Baustelle in Pinneberg beschäftigt.

Die Verpflegungspauschale von 6 EUR pro Tag kann A nur bis zum 30. April 2013 in Anspruch nehmen. (Die Fahrten von seinem Wohnort zur Baustelle stellen ohne zeitliche Grenze für die gesamte Dauer Reisekosten dar, vgl. dazu unten 4.-6.)

2.3 Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die für die Übernachtung bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Die Höhe der Übernachtungskosten ist grundsätzlich einzeln nachzuweisen. In dem Beleg müssen die Anschrift z.B. des Hotels, der Name des Übernachtenden und die Tage angegeben sein, an denen übernachtet wurde.
Der Nachweis der Übernachtungskosten durch Hotelrechnungen ist in aller Regel unproblematisch. Für Übernachtungen in einem Hotel gilt im Inland ein Umsatzsteuersatz von 7 %, die übrigen Leistungen werden mit 19 % Umsatzsteuer besteuert. Die Positionen sind in der Rechnung damit getrennt aufzuschlüsseln – womit ein Einzelnachweis ohne weiteres möglich ist. Wurde dagegen die Beherbergungsleistung nicht gesondert ausgewiesen und statt dessen eine Tagespauschale für Übernachtung und Verpflegung zusammen in Rechnung gestellt, so muss zur Ermittlung der Übernachtungskosten der Gesamtpreis wie folgt gekürzt werden:

1. für Frühstück um 20 %
2. für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %

des maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden. Dies bedeutet bei einem Tagessatz im Inland von 24 € eine Kürzung für das  Frühstück um 4,80 € (20 % von 24 €) und bei Mittag- oder Abendessen um jeweils 9,60 € (40 % von 24 €).

2.4 Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind tatsächliche Aufwendungen für:

• Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck;
• Telefongespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern;
• Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
• Kreditkarten, wenn diese so gut wie ausschließlich für die Bezahlung der Reisekosten eingesetzt werden;
• Visa und Aufenthaltsgenehmigungen;
• Medizinische Prophylaxe, z.B. Impfungen;
• Verlust auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird.

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören:

• Verwarnungs- und Bußgelder, die auf einer Dienstreise verhängt werden;
• Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Dienstreise zusammenhängen;
• Kosten für die persönliche  Lebensführung, z.B. Tageszeitungen, private Telefongespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV.

Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen.

Bei Hotelrechnungen ist zu beachten, dass diese zwar in der Regel die Übernachtungskosten gesondert ausweisen (siehe Gliederungspunkt 2.3), jedoch sonstige Nebenleistungen mit den Verpflegungskosten häufig zusammen in einem sogenannten Sammelposten ausgewiesen sind. Die in dem Sammelposten in der Höhe nicht zu ermittelnden Verpflegungskosten sind herauszurechnen. Der verbleibende Teil des Sammelpostens ist als Reisenebenkosten zu behandeln, wenn die Bezeichnung des Sammelpostens keinen anderen Anlass gibt. Die Finanzverwaltung lässt es zu, den Sammelposten zu Herausrechnung des Verpflegungsanteils um folgende Beträge zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 %
2. für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %

des maßgebenden Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit von 24 Stunden (R 9.7 Abs. 1 S. 5 und S. 4 LStR). Dies bedeutet im Inland bei einem Frühstück eine Kürzung um 4,80 € (20 % von 24 €) und bei Mittag- oder Abendessen um jeweils 9,60 € (40 % von 24 €).

2.5 Gemischte Aufwendungen

Häufig werden beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten mit privaten Anlässen verbunden. Aufwendungen, die in diesem Zusammenhang sowohl für die betrieblich veranlasste Tätigkeit als auch für den privaten Anlass geleistet wurden, werden als gemischte Aufwendungen eingeordnet.

Die steuerliche Berücksichtigung derartiger Aufwendungen setzt zunächst voraus, dass  zumindest eine betriebliche oder berufliche (Mit)-Veranlassung vorliegt. Diese hat der Steuerpflichtige im Einzelnen umfassend darzulegen und zu belegen. Ist der Nachweis erbracht, hat eine Aufteilung der Aufwendungen nach einem an objektiven Kriterien orientierten Maßstab der Veranlassungsbeiträge zu erfolgen. Ist eine verlässliche Aufteilung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, erfolgt die Aufteilung im Wege der Schätzung. Fehlt es an einer geeigneten Schätzgrundlage oder sind die Veranlassungsbeiträge nicht trennbar, gelten die Aufwendungen als insgesamt privat veranlasst. Einzelheiten hierzu finden sie im BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010.

Beispiel 3:

Ein steuerpflichtiger Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Hamburg nimmt an einem Fachseminar in München teil. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Der Arbeitnehmer reist mit dem Flugzeug bereits Samstagfrüh an und erst Sonntagabend wieder zurück nach Hamburg.

Die Kosten für zwei Übernachtungen (Dienstag bis Donnerstag) sowie das Seminarentgelt sind ausschließlich dem betrieblichen Bereich zuzuordnen und daher vollständig steuerlich berücksichtbar. Auch die Flugkosten für die An- und Abreise sind hier laut BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010 vollständig dem betrieblichen Bereich zuzuordnen, da der Reise ein eindeutiger unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde liegt.

Anderes gilt für den Unternehmer für das gleiche Beispiel: Hier sind die Flugkosten gemischt veranlasst und entsprechend der Veranlassungsbeiträge aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise; betrieblich veranlasst sind in diesem Beispiel 3/9. 

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können nur für die betrieblich veranlassten Reisetage geltend gemacht werden.

• Bei gemischt veranlassten Aufwendungen sind diese entsprechend der Veranlassungsbeiträge aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise. 
• Bei einer untergeordneten privaten Mitveranlassung (< 10 %) sind die Aufwendungen in vollem Umfang als Reisekosten zu behandeln.
• Bei einer untergeordneten betrieblichen/beruflichen Mitveranlassung (< 10 %) sind die Aufwendungen in vollem Umfang steuerlich nicht zu berücksichtigen. In einem solchen Fall können jedoch eindeutig betrieblich/beruflich veranlasste Aufwendungen für sich genommen weiterhin berücksichtig werden.

Beispiel 4:

Ein Arbeitnehmer aus Hamburg verbringt nahe München einen zweiwöchigen Urlaubsaufenthalt. Während des Urlaubs besucht er für einen ganzen Tag ein beruflich veranlasstes Fachseminar in München.

Die Aufwendungen für die Urlaubsreise sind nicht abziehbar. Die Aufwendungen, die unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängen (Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort, ggf. Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen), sind steuerlich ansetzbar.

3. Besonderheiten bei Auslandsreisen

Auslandsreisekosten sind steuerlich grundsätzlich wie Inlandsreisekosten zu behandeln.

Einige Besonderheiten bestehen jedoch:

• Die Verpflegungsmehraufwendungen werden auch hier mit Pauschbeträgen angesetzt (R 9.6 Abs. 3 LStR). Für Auslandsreisen gelten allerdings gesonderte Pauschbeträge. Mit Schreiben vom 17. Dezember 2012 hat das BMF die aktuellen Pauschbeträge für Auslandreisen ab 1.1.2013 bekanntgegeben (Geltung ab dem 1. Januar 2013). Darin sind zum Teil für einzelne Städte bzw. Regionen eines Landes spezielle Pauschbeträge vorgesehen.  Für die Jahre 2012 und 2011 geltende Auslandspauschbeträge finden Sie in den Übersichten in der Spalte rechts neben diesem Text unter Downloads (BMF-Schreiben vom 8. Dezember 2011).
• Bei der Gewährung von Mahlzeiten bei Auslandsreisen besteht ebenfalls die Möglichkeit den Wert des geldwerten Vorteils anhand des Sachbezugswertes festzulegen. Siehe dazu entsprechend Gliederungspunkt 4.1).

• Auch bei Auslandsreisen gehören die Verpflegungskosten bei einer Übernachtung in einem Hotel nicht zu den Übernachtungskosten. In vielen Ländern im Ausland ist es nicht üblich, dass in dem Übernachtungspreis auch das Entgelt für ein Frühstück enthalten ist. Um gegebenenfalls unterschiedliche Auffassungen mit der Finanzverwaltung später zu vermeiden, sollte man bei Erhalt der Rechnung darum bitten, dass die Hotelverwaltung dies kurz auf der Rechnung vermerkt, bspw. “kein Frühstück im Rechnungspreis enthalten”. Ansonsten ist gegebenenfalls vom Dienstreisenden auf der Rechnung handschriftlich zu vermerken, dass in den Übernachtungskosten kein Frühstück enthalten ist.
  Wird allerdings in einer Gesamtrechnung darauf hingewiesen, dass ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen im Preis enthalten ist, so ist der Gesamtpreis folgendermaßen zu kürzen:

  • für Frühstück um 20 %
  • für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden (Auslands-) Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit.

• Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und Rückreisen aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
  Für nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend (R 9.6 Abs. 3 S. 4 Nr. 2 S. 1 LStR). Für die nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
  Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Bei Flugreisen, die sich über mehr als zwei Kalendertage erstrecken, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
  Bei Schiffsreisen, an denen kein anderer Staat erreicht wird, wird der für Luxemburg festgelegte Tagesgeldsatz gewährt (R 9.6 Abs. 3 S. 4 Nr. 2 S. 1 LStR). Allerdings gilt für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge (umfasst alle Seeschiffe, die in das deutsche Schiffsregister eingetragen sind und der Seeschifffahrt zum Zweck der Beförderung von Gütern (Handelsschiffe) oder Personen dienen) auf Hoher See das Inlandstagesgeld. Anders ist dies an den Tagen der Einschiffung und Ausschiffung zu beurteilen. An diesen Tagen kann das Personal einen anderen ausländischen Staat erreicht haben, so dass in solchen Fällen der für den Hafenort geltende Auslandsreisekostensatz zur Anwendung kommt (R 9.6 Abs. 3 S. 4 Nr. 2 S. 2 LStR). 
  

4. Reisekosten des Arbeitnehmers

Entstehen bei einer Auswärtstätigkeit eines Arbeitnehmers Reisekosten, so ist bei der steuerlichen Behandlung zu unterscheiden, ob die Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden oder ob der Arbeitnehmer die Reisekosten selbst trägt.

4.1 Reisekosten werden vom Arbeitgeber erstattet

Die Erstattung von den vorab dargestellten Reisekosten des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber sind grundsätzlich nach § 3 Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei. Der Arbeitnehmer hat für den erforderlichen Nachweis den Anlass und die Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlage (z.B. Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen) darzulegen oder glaubhaft zu machen. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben, hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

Bleibt die Erstattung durch den Arbeitgeber für einzelne Reisekosten unten den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungspauschale, Fahrtkostenpauschale) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten in seiner persönlichen Steuererklärung ansetzen (siehe dazu Gliederungspunkt 4.2).

Einzelheiten:

• Die Fahrtkosten (Gliederungspunkt 2.1) können in tatsächlicher Höhe lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Besonders hingewiesen wird auf die Möglichkeit der Ermittlung der Fahrtkosten mit pauschalen Kilometersätzen bei Benutzung eines eigenen PKW (Gliederungspunkt 2.1).
  Nutzt der Arbeitnehmer für die betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit einen betrieblichen PKW, so können dem Arbeitnehmer nur ihm selbst entstandene Aufwendungen für Benzin, etc. lohnsteuerfrei erstattet werden. Wird ein betrieblicher PKW vom Arbeitnehmer während der Dienstreise für privaten Zwecke mitbenutzt, so ist der entstandene Nutzungsvorteil unter Umständen als geldwerter Vorteil zu versteuern (siehe dazu das Merkblatt: Geschäfts- und Firmenwagen: Steuerliche Behandlung, Dokumenten-Nr. 4991).
  Werden dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten nicht in Geld erstattet, sondern erhält er einen Benzingutschein, so ist dies steuerfrei, soweit der Benzingutschein wertmäßig den tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrt oder den Kilometerpauschbeträgen entspricht. Übersteigt der Wert des Benzingutscheins diese Beträge, so ist der übersteigende Betrag als Arbeitslohn zu qualifizieren und zu versteuern. Kann der Benzingutschein allerdings als Sachlohn qualifiziert werden, findet zu Gunsten des Arbeitnehmers die Freigrenze i.H.v. 44 € (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG)  Anwendung. Die Qualifikation eines Benzingutscheins als Sachlohn unterliegt zu Gunsten der Arbeitnehmer mit der jüngsten Rechtsprechung des BFH nun geringeren Voraussetzungen. Die Finanzverwaltung hat sich dieser Rechtsprechung angeschlossen. Unschädlich ist es demnach, wenn auf dem Gutschein ein Euro-Betrag und eine zweckgebundene Zahlung angegeben sind. Die genaue Einordnung kann jedoch nur anhand des konkreten Einzelfalls erfolgen. Aufgrund der bestehenden Rechtsunsicherheit empfiehlt es sich, vor einer jeweiligen Gutscheinherausgabe fachlichen Rat einzuholen.

• Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge nach § 4 Abs. 1 S.1 Nr. 5 EStG (siehe dazu Gliederung 2.2) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Übersteigt die Erstattung die einschlägigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand, so ist der übersteigende Betrag lohnsteuer- wie auch sozialversicherungspflichtig.
  Alternativ zu einer individuellen Besteuerung des den Pauschbetrag übersteigenden Betrages bestehen zwei Möglichkeiten der Pauschalbesteuerung:
  
  1. Der Arbeitgeber kann für den die Verpflegungspauschale übersteigenden Betrag eine pauschale Besteuerung in Höhe von 25 % vornehmen, soweit der übersteigende Betrag den steuerfrei erstattbaren Pauschbetrag um nicht mehr als 100 % übersteigt (§ 40 Abs. 2 EStG).
  
  Beispiel 5:
•  Der Arbeitnehmer bekommt von seinem Arbeitgeber bei 24-stündiger Abwesenheit 30 € erstattet. Der darauf anwendbare Pauschbetrag    beträgt 24 €. Der diesen Pauschbetrag übersteigende Erstattungsbetrag i.H.v. 6 € (30 € - 24 €) kann der Arbeitgeber mit 25 % pauschal besteuern. Voraussetzung hierfür ist, dass dieser Betrag den steuerfreien Pauschbetrag um nicht mehr als 100 % (≙ 24 €) übersteigt.
  
  2. Alternativ dazu kann der Arbeitgeber für solche Fälle mit dem Betriebsstättenfinanzamt eine Pauschalbesteuerung unter Anwendung eines abgestimmten Steuersatzes vereinbaren (§ 40 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG).
  

Besonderheiten gelten bei der Gewährung von Mahlzeiten.
Grundsätzlich gilt, dass wenn ein Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit unentgeltliche Mahlzeiten erhält, eine Kürzung der Pauschbeträge nicht vorzunehmen ist. Anderes gilt jedoch, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeit gewährt oder diese veranlasst, soweit keine Geschäftsfreundebewirtung i.S.d. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG vorliegt. Lautet die Rechnung in einem solchen Fall auf den Arbeitgeber, so kann die gewährte oder veranlasste Mahlzeit als Sachbezug dem Arbeitslohn hinzugerechnet werden und ist damit im Grundsatz zu versteuern. Der Wert des Sachbezugs (geldwerten Vorteil) kann mittels des sogenannten Sachbezugswertes nach der Sozialversicherungsentgeltordnung (SvEV) oder alternativ mittels des sogenannten Sachwertes (Preis inkl. USt am Abgabeort) ermittelt werden.

• 1. Sachbezugswert
  Voraussetzung für die Ermittlung anhand des Sachbezugswertes ist, dass eine übliche Beköstigung (Wert der Mahlzeit übersteigt nicht 40 € (inkl. USt)) vorliegt und dass die Abgabe der Mahlzeit durch den Arbeitgeber veranlasst wurde (sogenannte Arbeitgeberveranlassung). Die Abgabe einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn dieser Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt hat. Davon ist regelmäßig auszugehen, wenn

  • die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich gezahlt werden und
  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 S. 6 LStR).
    Achtung: Kleinbetragsrechnungen sind umsatzsteuerrechtlich nicht zwingend auf den Leistungsempfänger auszustellen. Aus ertragssteuerlicher Sicht ist zu empfehlen, dass der Arbeitgeber explizit aufgeführt wird.
    Wer die Rechnung beglichen hat, ist unerheblich. Der Arbeitnehmer kann auch die Mahlzeit selbst bestellen. Auf den Zeitpunkt der Bestellung kommt es nicht an.
    Die Sachbezugswerte für 2012 betragen:
  • Frühstück: 1,57 €
  • Mahlzeit (Mittagessen oder Abendessen): 2,87 € (Die Sachbezugswerte für 2011 betrugen für ein Frühstück 1,57 € und für ein Mittag- oder Abendessen 2,83 €.)
  • Die Besteuerung entfällt, wenn der Arbeitnehmer mindestens einen dem Sachbezugswert entsprechenden Betrag als Entgelt für die Mahlzeit zahlt oder der Arbeitgeber diesen Betrag von der steuerfreien Reisekostenvergütung oder dem Nettoarbeitslohn einbehält.
    Wichtig: Die mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeiten sind nicht  (lohn-)steuerfrei. Die Freigrenze von 44 € pro Kalendermonat für Sachbezüge findet keine Anwendung (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG; R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 S. 4 LStR).

Beispiel 6:

Ein Arbeitnehmer verbringt für eine zweitägige Dienstreise eine Nacht im Hotel. Das Hotel wurde vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt. Im Preis enthalten war ein Frühstück.
Die Verpflegungspauschale ist in diesem Fall nicht zwingend zu kürzen. Das gewährte Frühstück ist, bei Bewertung mit dem Sachbezugswert, wertmäßig mit 1,57 € dem Lohnkonto hinzugerechnet und in dieser Höhe lohnsteuer- sowie sozialversicherungspflichtig gestellt werden.  Wird der Betrag von 1,57 € von der erstatteten  Verpflegungspauschale abgezogen/einbehalten oder zahlt der Arbeitnehmer diesen Betrag dem Arbeitgeber, so entfällt eine Besteuerung und Sozialversicherungspflicht vollständig.

• 2. Sachwert (Realwert)
   Wird die Wertermittlung anhand des Sachwertes (Realwert) ermittelt, ist der Preis inkl. USt am Abgabeort maßgeblich (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG). Im Gegensatz zu den Sachbezugswerten ist die gewährte oder veranlasste Mahlzeit wertmäßig jedoch bis zur Höhe des einschlägigen Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwand steuerfrei. Darüber hinaus ist zu Gunsten des Arbeitnehmers die Freigrenzen von 44 € zu beachten (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG). Selbst wenn der Sachwert den einschlägigen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen übersteigt, ist der übersteigende Betrag, bis die Höhe der Freigrenze im Kalendermonat überschritten ist, nicht zu versteuern.

Beispiel 7: 

Dem Arbeitnehmer wird während einer mehrtätigen Dienstreise im Inland auf Veranlassung des Arbeitgebers ein Abendessen mit einem  Endpreis von 27, 00 € gewährt. Weitere Sachleistungen erfolgen in dem Kalendermonat nicht.

Wird der Wert der Mahlzeit mit dem Sachwert ermittelt, so sind hier 27,00 € (Endpreis) anzusetzen. In Höhe des einschlägigen Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen (hier: 24 €) ist die Mahlzeit steuerfrei. Der übersteigende Betrag i.H.v. 3 € ist im Grundsatz zu versteuern. Allerdings ist in diesem Beispiel die Freigrenze i.H.v. 44 € im Kalendermonat (§ 8 Abs. 2 EStG) nicht erreicht, da weitere Sachleistungen in diesem Beispiel nicht erfolgten. Folglich sind auch die 3 € weder lohnsteuer- noch sozialversicherungspflichtig. Übersteigt im Falle der Bewertung mit dem Sachwert (Preis inkl. USt am Abgabeort) der Sachwert (Realwert) den einschlägigen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen, so kann, soweit die Mahlzeitengewährung zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn erfolgte, der übersteigende Betrag vom Arbeitgeber als pauschale Lohnsteuer in Höhe von in Höhe von 30 Prozent nach § 37b Abs. 2, 1 EStG erhoben und abgeführt werden. Wird pauschal versteuert nach § 37b Abs. 2 EStG, müssen jeweils alle Sachzuwendungen im betreffenden Wirtschaftsjahr entsprechend pauschal besteuert werden. Es kann dann auch nicht vorab die Freigrenze i. H. v. 44 € im Kalendermonat (§ 8 Abs. 2 EStG) angewandt werden. 

• Bei den Übernachtungskosten hat der Arbeitgeber die Möglichkeit ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung im Inland einen Pauschbetrag von 20 € lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zu erstatten, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat (R 9.7 Abs. 3 S. 1 LStR). Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine darf der Pauschbetrag nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet wurde. Für eine Übernachtung im Fahrzeug ist kein steuerfreier Pauschbetrag zulässig (R 9.7 Abs. 3 S. 7 LStR).
• Es ist zulässig, die Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen mit Fahrkostenvergütung und Übernachtungskostenvergütung zusammenzurechnen. In diesem Fall ist nur die Summe der Erstattungen steuerpflichtig, die die Summe der steuerfreien Einzelvergütungen übersteigt.
• Die Erstattung von tatsächlich aufgewendeten Reisenebenkosten ist vollständig steuerfrei. Werden in einer Hotelrechnung zwar die Übernachtungskosten gesondert ausgewiesen, die Verpflegungskosten allerdings mit anderen Leistungen in einem Sammelposten zusammengerechnet, so muss der Kostenanteil für die Verpflegung herausgekürzt werden. Der übrige Teil ist in aller Regel als Reisenebenkosten zu qualifizieren. Siehe dazu Gliederungspunkt 2.4. 
• Für Auslandsreisen wird auf die besonderen Pauschbeträge hingewiesen (dazu Gliederungspunkt 3)

4.2 Reisekosten werden vom Arbeitgeber nicht erstattet

Werden die Reisekosten nicht vom Arbeitgeber erstattet oder nur teilweise erstattet, so kann der Arbeitnehmer den nicht erstatteten Teil als Werbungskosten bei seinen Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit im Rahmen seiner persönlichen Einkommenssteuererklärung geltend machen. Bei der Höhe der Werbungkosten gibt es für nachgewiesene Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten grundsätzlich keine Begrenzung.

Einzelheiten:

• Bei den Fahrtkosten (Gliederungspunkt 2.1) besteht auch hier bei der Benutzung eines eigenen PKW die Möglichkeit, von den Kilometerpauschbeträgen Gebrauch zu machen oder tatsächlich entstandene und nachgewiesene Kosten anzusetzen.
• Verpflegungsmehraufwendungen (Gliederungspunkt 2.2) können nur in Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 5 S. 1 i.V.m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG). In dieser Höhe können sie auch dann geltend gemacht werden, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich einen geringeren Aufwand gehabt hat.
• Übernachtungskosten können nur in tatsächlich nachgewiesener Höhe geltend gemacht werden. Ein Werbungskostenabzug von Übernachtungspauschalen im Inland (20 Euro) und im Ausland (länderunterschiedliche Pauschalen) ist nicht möglich (LStR 9.7 und Hinweise zu LStR 9.7).

5. Reisekosten des Unternehmers

Entstehen einem Unternehmer selbst während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Reisekosten, so können diese als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die Grundsätze für die steuerliche Behandlung von Reisekosten des Arbeitnehmers sind sinngemäß auch für die entsprechenden Reisekosten des Unternehmers anzuwenden (R 4.12 Abs.2 S. 1 Einkommenssteuerrichtlinien – EStR).

Bezüglich der Höhe ist daher auf die tatsächlich mit Belegen/Quittungen oder ähnlichen Unterlagen nachgewiesenen Aufwendungen abzustellen.

Der Ansatz pauschaler Kilometersätze für Fahrtkosten ist nur für private Beförderungsmittel des Unternehmers selbst zulässig (R 4.12 Abs. 2 S. 2 EStR).

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen sind die Pauschbeträge maßgeblich (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 2 EStG, Gliederungspunkt 2.3).

Die Übernachtungskosten sind für den Werbungskostenabzug grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Ein Werbungskostenabzug von Übernachtungspauschalen im Inland (20 Euro) und im Ausland (länderunterschiedliche Pauschalen) ist nicht möglich (LStR 9.7, Hinweise zu den LStR 9.7).

6. Steuerliche Behandlung von Reisekosten im Unternehmen

Reisekosten sind im Unternehmen sowohl in ertragsteuerlicher als auch umsatzsteuerlicher Hinsicht von Bedeutung.

6.1 Ertragssteuerliche Behandlung

Werden die Reisekosten durch das Unternehmen getragen, so sind die entstandenen  Aufwendungen für das Unternehmen als Betriebsausgaben geltend zu machen. Die tatsächliche Höhe ist durch Rechnungen, Quittungen oder ähnlich Belege nachzuweisen. Wurden die Reisekosten eines Arbeitnehmers erstattet, so sind die Nachweise zum Lohnkonto zu nehmen.

Einzelheiten:

• Bei der Fahrtkostenermittlung kann bei Benutzung eines eigenen PKW des Arbeitnehmers oder des Unternehmers auf die Kilometerpauschbeträge zurückgegriffen werden (Gliederungspunkt 2.1). Alternativ können auch die nachgewiesenen tatsächlichen  Fahrtkosten angesetzt werden.
• Wurden dem Arbeitnehmer zulässigerweise entstandene Reisekosten mit Pauschbeträgen (Verpflegungspauschale, Übernachtungspauschale) erstattet, so können die erstatteten Pauschbeträge ohne Einzelnachweis als Betriebsausgabe angesetzt werden.

6.2 Umsatzsteuerliche Behandlung

Werden die Reisekosten vom Unternehmen getragen und ist dieses zum Vorsteuerabzug berechtigt, so besteht in der Regel die Möglichkeit, die von ihm getragene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen.

Grundsätzlich muss das die Leistung empfangene Unternehmen in der Rechnung als solches genannt werden. Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € (brutto) im Sinne des § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) kann der Vorsteuerabzug auch dann genutzt werden, wenn in dieser Kleinbetragsrechnung das die Leistung empfangene Unternehmen als solches nicht genannt ist (z. B. Parkquittung). Anforderungen und Pflichtangaben in Rechnungen siehe das Merkblatt unter www.hk24.de Dokument-Nr. 27020.

Im Einzelnen:

• Fahrtkosten wegen der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Taxen, angemieteter Autos oder Flugzeuge berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn der Unternehmer Leistungsempfänger des Beförderungs- oder Vermietungsunternehmers ist. Die Vorsteuer kann aus Zugfahrkarten in Höhe von 19 % Umsatzsteuer herausgerechnet werden, wenn der Steuersatz auf dem Fahrausweis angegeben ist oder eine Tarifentfernung von mehr als 50 km angegeben ist (vgl. § 35 Abs. 2 S. 1, 2 i.V.m. § 34  Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) i.V.m. § 12 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)). Bei Fahrten unter 50 km ist der ermäßigte Umsatzsteuersatz von derzeit 7 % herauszurechnen (vgl. § 35 Abs. 2 S. 3 UStDV i.V.m. § 12 Abs. 2 UStG). Bei Flugtickets kann die Vorsteuer nur in Anspruch genommen werden, wenn der  enthaltene Umsatzsteuersatz auf dem Ticket angegeben ist (vgl. § 35 Abs. 2 S. 4 UStDV i.V.m. § 12 Abs. 1 UStG).
• Bei Verpflegungsaufwendungen hängt die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs davon ab, ob die mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer ausgestellten Rechnungen auf den Namen des Unternehmens bzw. durch Kleinbetragsrechnung belegt sind. Die Leistung muss vom Arbeitgeber veranlasst und tatsächlich getragen werden. Ein Abzugsverbot besteht in diesen Fällen jedoch, wenn die Aufwendungen nach allgemeiner Verkehrsauffassung nicht angemessenen sind und nicht nachgewiesen werden können (vgl. § 15 Abs. 1a S. 1 UStG i.V.m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG). Werden die Verpflegungsaufwendungen zwar vom Arbeitgeber getragen, die Rechnung jedoch auf den Arbeitnehmer ausgestellt, scheidet ein Vorsteuerabzug aus. In diesem Fall liegt keine ordnungsgemäße Rechnung für Umsätze für das Unternehmen vor.
• Bei Übernachtungskosten besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs (§ 15 UStG), soweit die Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf das Unternehmen ausgestellt ist. Das Unternehmen muss als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzusehen sein (vgl. 15.2 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 i.V.m. Abs. 16 Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)). Bei Hotelrechnungen ist zu beachten, dass die Übernachtungsleistung im Inland mit 7 % Umsatzsteuer und die sonstigen Leistungen mit dem üblichen 19 % Umsatzsteuer besteuert werden.
• Für die in Reisenebenkosten, wie z.B. betrieblich veranlasste Aufwendungen für Telefon und Fax, enthaltene Umsatzsteuer besteht ebenfalls die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs, wenn sie auf der Rechnung für das Unternehmen ausgewiesen sind.
• Achtung: Ein Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschbeträgen (Übernachtungsgelder, Kilometergelder) ist nicht möglich.
• Für im Ausland gezahlte Umsatzsteuer kann das Unternehmen eine Umsatzsteuer-Rückerstattung beantragen. Weitere Informationen zur Umsatzsteuererstattung in der EU oder im Drittland unter: www.hk24.de, Dokumenten-Nr. 5459.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige IHK oder an Ihren Steuerberater oder an Ihr Finanzamt.

Trotz sorgfältiger Prüfung könne wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt oder Ihren steuerlichen Berater.

Stand: April 2013