Das neue Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wird ab 1. Januar 2013 eingeführt. An diesem Zeitpunkt besteht die Pflicht aller Arbeitgeber, die relevanten Daten für den Lohnsteuerabzug elektronisch abzurufen. Jedoch gewährt die Finanzverwaltung eine Kulanzfrist bis 31.12.2013. Es wird somit nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber erst im Laufe des Jahres seine Abrechnungsprozesse umstellt. Die Finanzverwaltung möchte mit der Verlängerung der Frist einen reibungslosen Umstieg in das neue Verfahren gewährleisten.
Das ELStAM-Verfahren soll das Lohnsteuerabzugsverfahren für alle Beteiligten vereinfachen. Insgesamt sind über 40 Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und mehr als 2 Millionen Arbeitgeber von der Umstellung betroffen. Sobald Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzen, können sie die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, wie z.B. die Steuerklasse und Freibeträge, abrufen. Steuerlich bedeutsame Änderungen werden dann nach ihrer Eintragung im Melderegister (z. B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch beim Lohnsteuerabzug der Arbeitnehmerin und des Arbeitnehmers berücksichtigt.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat zu den Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen am 19. Dezember 2012 ein Startschreiben zum erstmaligen Abruf und zur Anwendung ab dem Kalenderjahr 2013 veröffentlicht, das in der Spalte rechts neben diesem Artikel unter Downloads abrufbar ist. Das BMF hat am 15. November 2012 ein umfangreiches Schreiben zu den Programmabläufen zu ElStAM veröffentlicht.
Das Bundesfinanzministerium hatte am 2. Oktober 2012 den Entwurf eines Startschreibens veröffentlicht, das Details für den Einführungszeitraum 2013 regelt. Ergänzend hat das Bundesfinanzministerium am 12. Oktober 2012 den vorläufigen Entwurf eines Schreibens bekannt gegeben, das Einzelheiten für die dauerhafte Anwendung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale regelt.
Eine endgültige Veröffentlichung der beiden Schreiben erfolgt erst, wenn das Jahressteuergesetz 2013 verabschiedet wurde.
Die Schreiben des Bundesfinanzministeriums sind abrufbar in der Spalte rechts neben diesem Text unter Downloads.
1. Arbeitgeber: ELStAM-Verfahren in 2013 anwenden
Während der Kulanzfrist kann jeder Arbeitgeber flexibel entscheiden, wann er das bisherige Papierverfahren (Lohnsteuerkarte) auf das elektronische Verfahren umstellt. Es werden von der Finanzverwaltung keine Kriterien für den Einstieg vorgegeben. Der Einstieg sollte in der Regel immer in Absprache mit dem jeweiligen Softwarehersteller und ggf. dem Steuerberater erfolgen. Erfolgt die Lohnabrechnung mit einem Softwareprodukt werden die entsprechenden Hersteller ein Update zum Abruf der Daten anbieten.
Dem Arbeitgeber steht es auch frei, während der Kulanzfrist mit allen Arbeitnehmern gleichzeitig in den elektronischen Abruf einzusteigen oder Schritt für Schritt mit einer selbst gewählten Anzahl oder bestimmten Abteilungen/Betriebsstätten. Dies kann je nach Organisation des Unternehmens unterschiedlich erfolgen. Der späteste Einstieg ist der Zeitpunkt der Dezemberabrechnung 2013, da mindestens eine Abrechnung im Jahr 2013 mit den elektronischen Daten erfolgen muss.
Die Landesfinanzverwaltungen werden den Einstieg großer Arbeitgeber begleiten und koordinieren. Die einzelnen Bundesländer werden zudem in der Regel ihre größten Arbeitgeber individuell ansprechen. Es ist davon auszugehen, dass zum Jahresende 2013 Auswertungen der Finanzverwaltungen erfolgen und diejenigen Arbeitgeber angeschrieben und informiert werden, die noch keine Daten von ihren Arbeitnehmern elektronisch abgerufen haben.
Der Abruf der Daten ist bereits freiwillig ab 01.11.2012 möglich. Ab diesem Zeitpunkt steht die Datenbank für alle Arbeitgeber mit Daten zum 01.01.2013 zur Verfügung.
Für den Abruf der Daten benötigt der Arbeitgeber von jedem Arbeitnehmer dessen Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum.
Bis zur Umstellung auf den elektronischen Abruf der Daten der Arbeitnehmer bleibt alles wie bisher. Für die Lohnabrechnung werden die bisher verwendeten Daten (Lohnsteuerkarte, Ersatzbescheinigung) genutzt. Es erfolgt keine Rückrechnung.
Stellt der Arbeitgeber nach dem ersten Abruf der ELStAM fest, dass diese nicht mit den bisher gespeicherten Lohndaten übereinstimmen, hat er die Möglichkeit innerhalb von 3 Monaten die Abweichungen durch die Arbeitnehmer klären zu lassen. In dieser Zeit darf er die bisher geltenden Daten der Lohnsteuerkarte oder evtl. Ersatzbescheinigungen verwenden. Nach den 3 Monaten ist er verpflichtet die abgerufenen, bis dahin eventuell geänderten Daten, für die Lohnabrechnung zu nutzen.
2. Arbeitnehmer: Freibeträge seit Oktober 2012 für 2013 zwingend neu beantragen
Die Arbeitnehmer müssen zwingend ihre Freibeträge für das Jahr 2013 neu beantragen. Erfolgt dies nicht, wird dem Arbeitgeber beim ersten elektronischen Abruf der Daten für den Arbeitnehmer kein Freibetrag übermittelt. Solange im Papierverfahren abgerechnet wird, gilt der bisher bekannte Freibetrag. Die Anträge können seit Oktober 2012 beim zuständigen Finanzamt gestellt werden.
Anträge zur Berücksichtigung eines Freibetrages, beispielsweise für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder von volljährigen Kindern, können Sie seit Oktober 2012 bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, behalten weiterhin ihre Gültigkeit.
Die entsprechenden Vordrucke auf Lohnsteuerermäßigung stehen seit Oktober im Internet unter https://www.formulare-bfinv.de/ zur Verfügung oder in der Spalte rechts neben diesem Text:
- Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung (2 Seiten): wenn kein höherer Freibetrag als für 2012 beantragt wird bzw. wenn nur die Zahl der Kinderfreibeträge und/oder die Steuerklasse I in II geändert werden soll;
- Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung (6 Seiten): wenn erstmals ein Steuerfreibetrag oder ein höherer als in 2012 beantragt werden soll.
Es empfiehlt sich, die Anträge herunterzuladen und ans Finanzamt zu versenden. Eine persönliche Vorsprache beim Finanzamt ist nicht erforderlich. Jeder Arbeitnehmer, der einen Antrag stellt oder andere Veränderungen an seinen Lohnsteuerabzugsmerkmalen vornehmen lässt, erhält vom Finanzamt eine Bescheinigung mit seinen aktuell gespeicherten Daten zugesandt.
Jeder Arbeitnehmer hat auch die Möglichkeit seine ELStAM im ElsterOnline-Portal einzusehen. Hierfür ist eine Registrierung (PIN) erforderlich. Die notwendige Registrierung (Authentifizierung) kann unter www.elster.de vorgenommen werden. Die Abfrage der persönlichen Daten soll ebenfalls ab 1.11.2012 möglich sein.
Als gezielte Information für Arbeitgeber wurde zudem ein Leitfaden für die Lohnbüros erstellt. Dieser soll demnächst über http://www.elster.de/ auch elektronisch abrufbar sein. Im Leitfaden wurde versucht, viele Fragen zu beantworten und Hilfestellungen für Probleme zu geben, die während der Umstellung auf das elektronische Verfahren und den ersten Abruf der ELStAM auftreten können. Er steht in der seitlichen Linkliste zum Download bereit.
Die FAQ-Liste unter http://www.elster.de/ wird derzeit aktualisiert.
Das Bundesfinanzministerium und das Kommunikationsprojekt zur Einführung der ELStAM haben überdies Informationsschreiben vorbereitet, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zur Kenntnis geben können. Hierin werden Informationen zum Start des neuen elektronischen Verfahrens und insbesondere zur zwingenden Neubeantragung der Freibeträge für das Jahr 2013 gegeben. Jeder Arbeitgeber kann noch individuell Änderungen und Ergänzungen vornehmen:
- Infoschreiben zu den Freibeträgen (Maßnahme 1.01)
Mit diesem Schreiben sollen die Arbeitnehmer auch seitens der Arbeitgeber darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Freibeträge für das Jahr 2013 unbedingt neu zu beantragen sind. Die Finanzverwaltung wird ebenfalls mittels Presse und Internetauftritt auf die Neubeantragung hinweisen. Die Vordrucke sind im Internet abrufbar und sollten an das zuständige Wohnsitzfinanzamt versandt werden. Eine persönliche Vorsprache ist nicht erforderlich. Der Arbeitnehmer erhält bei Eintragung des Freibetrages in die ELStAM-Datenbank ein entsprechendes Bestätigungsschreiben vom Finanzamt. Wird der Freibetrag nicht beantragt, erhält der Arbeitgeber mit dem ersten elektronischen Abruf der Daten keinen Freibetrag für den Arbeitnehmer übermittelt. Dies wird sich dann entsprechend negativ in der Lohnabrechnung auswirken. Der Arbeitnehmer kann dann erst verspätet den Freibetrag beim Finanzamt beantragen. Eine Rückrechnungsverpflichtung seitens des Arbeitgebers besteht nicht. - Infoschreiben über Start des elektronischen Abrufs beim Arbeitgeber (Maßnahme 1.02)
Mit diesem Schreiben kann der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer darüber informieren, dass er ab einem bestimmten Zeitpunkt mit dem elektronischen Abruf der Daten aus der ELStAM-Datenbank beginnt. Es empfiehlt sich, die Arbeitnehmer auf den Umstieg des Verfahrens hinzuweisen. - Infoschreiben zusammen mit der 1. Lohnabrechnung nach erfolgtem 1. Abruf (Maßnahme 1.03)
Mit diesem Schreiben können Arbeitnehmer darüber informiert werden, dass die vorhandene Lohnabrechnung anhand der erstmalig abgerufenen elektronischen Daten erfolgt ist. Änderungen ergeben sich insoweit, wie die gespeicherten Lohnkonten beim Arbeitgeber nicht mit den an den Arbeitgeber übermittelten ELStAM-Daten übereinstimmen. Bei notwendigen Änderungen der ELStAM muss der Arbeitnehmer diese beim Finanzamt vornehmen lassen. In der Regel können aber Abweichungen auftreten, weil die Daten im Lohnkonto nicht aktualisiert wurden. Das Schreiben gibt Hinweise und Lösungen bei auftretenden Abweichungen in der Lohnabrechnung.
3. Anwendungsschreiben zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) veröffentlicht
Mit Schreiben vom 12. Oktober 2012 hat das BMF den vorläufigen Entwurf des ELStAM-Anwendungsschreibens mit Stand 11.10.2012 auf dessen Internetseite veröffentlicht. Dieses BMF-Schreiben (noch als Entwurf) regelt Einzelheiten für die dauerhafte Anwendung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Eine endgültige Veröffentlichung im Bundessteuerblatt erfolgt erst, wenn das JStG 2013 vom Bundesrat beschlossen wird. Das BMF-Schreiben ist unter Downloads in der Spalte rechts neben diesem Text abrufbar.
Es ergänzt den Entwurf des ELStAM-Startschreibens vom 2. Oktober 2012 und ist anzuwenden, soweit der Arbeitgeber im Einführungszeitraum nicht nach den Regelungen des § 52b - neu - EStG in der Fassung des JStG 2013 (Entwurf) verfährt.
Im Schreiben ist zunächst die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale erläutert. Für die Bildung sind die Meldedaten bindend. Die Finanzämter sind zuständig für die Bildung der Merkmale und steuerrechtlichen Änderungen aufgrund geänderter Meldedaten (z. B. Wechsel des Familienstandes). Auch unrichtige ELStAM werden durch die Finanzämter berichtigt.
Die Steuerklassenbildung bei Ehegatten erfolgt zukünftig automatisiert. Änderungen des Familienstandes übermitteln die Meldebehörden an die Finanzverwaltung. Bei einer Heirat z. B. werden automatisch dann die Steuerklassen IV vergeben. Zu einem späteren Zeitpunkt soll auch die automatische Zuordnung der Steuerklassen III/V erfolgen. Abweichende Steuerklassenkombinationen können beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Ebenso wird bei Scheidung oder Tod eines Ehegatten nach Übermittlung durch die Meldebehörden verfahren. Auch die Geburt von Kindern wird durch die Meldebehörden übermittelt, worauf die Kinderfreibetragszähler den Elternteilen automatisch zugeteilt werden. Abweichende Eintragungen können beantragt werden.
Im Schreiben sind zudem die Arbeitgeberpflichten erörtert. Nach der Authentifizierung muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmerdaten anfordern. Hierfür muss der Arbeitgeber Identifikationsnummer und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, den Beginn des Arbeitsverhältnisses, evtl. Freibeträge und ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis angegeben. Mit dem Datensatz wird das Datum der Gültigkeit mitgeteilt. Änderungen müssen monatlich abgerufen werden.
Weiterhin wird das Verfahren beim Arbeitgeberwechsel beschrieben. Der bisherige Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer abmelden. Für die Anmeldung des Arbeitnehmers hat der neue Arbeitgeber 6 Wochen Zeit. Hier sind Beispiele im Schreiben erläutert.
Auch die Arbeitnehmerpflichten sind beschrieben. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seine Identifikationsnummer, sein Geburtsdatum und ob es sich um das erste Dienstverhältnis handelt, dem Arbeitgeber mitzuteilen. Verweigert der Arbeitnehmer diese Daten, so ist er mit der Lohnsteuerklasse VI abzurechnen. Kennt er seine Identifikationsnummer nicht, so kann er diese über die Meldebehörden oder das Bundeszentralamt für Steuern erfragen. Der Arbeitgeber kann während dieser Zeit mit den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abrechnen. Kann der Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer erhalten, stellt ihm das Wohnsitzfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus, die dem Arbeitgeber zu übergeben ist.
Zudem sind auch die Arbeitnehmerrechte erörtert. Der Arbeitnehmer kann seinen Datensatz entweder generell oder für einzelne Arbeitgeber sperren lassen.
Für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer ist ein Abruf der Daten aus der Datenbank erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen. Für diese ist weiterhin eine Bescheinigung des Betriebsstättenfinanzamtes für den Lohnsteuerabzug zu beantragen. Ohne diese ist der Lohn nach der Steuerklasse VI zu besteuern.
Im Schreiben wird auf die Übergangslösung für die Abrechnung verschiedener Lohnarten/Bezüge für ein und denselben Arbeitnehmer verwiesen. Grundsätzlich handelt es sich um ein einheitliches Dienstverhältnis, so dass einheitlich die Lohnsteuer einzubehalten ist. Im BMF-Startschreiben vom 2.10.2012 ist unter Tz. 5 geregelt, dass bis zum 31.12.2013 ein zweites Dienstverhältnis angenommen werden kann.
Weiterhin gibt es Ausführungen zur Härtefallregelung und dem Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2013.
4. Hilfestellung
Die Finanzbehörde Hamburg stellt "Unterlagen für den Einstieg in das ELStAM-Verfahren", abrufbar in der Spalte rechts neben diesem Artikel, für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Verfügung. Darüber hinaus wird Hilfe über eine bundesweite Hotline unter Tel. 0800 5235099 angeboten. Desweiteren gibt es auch für ELStAM eine Härtefallregelung.
5. Historie
Mit der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte wird die bisherige Lohnsteuerkarte ab dem Jahr 2012 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Religionszugehörigkeit) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt, dies sind die künftigen Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM).
Anwendung des elektronischen Verfahrens
Mit Schreiben vom 6.12.2011 hatte das Bundesfinanzministerium (BMF) die Verschiebung des Starts der ELStAM-Datenbank (Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale) von ursprünglich geplant 1.1.2012 auf Grund von Verzögerungen bei der technischen Erprobung des Abrufverfahrens zum 1.1.2013 bekanntgegeben. Das BMF-Schreiben vom 6.12.2011, das in der Spalte rechts neben diesem Artikel abrufbar ist, erläutert die notwendigen Übergangsregelungen ab 1.1.2012 und ist ab Kalenderjahr 2012 anzuwenden.
ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen:
- Steuerklasse,
- Faktor (bei Steuerklasse 4),
- Kirchensteuermerkmal,
- Kirchensteuermerkmal des Ehegatten,
- Zahl der Kinderfreibeträge,
- Frei- und Hinzurechnungsbetrag.
Der erstmalige Abruf von Daten aus der ELStAM-Datenbank soll zum 1.11.2012 möglich sein, wird aber in einem späteren BMF-Schreiben noch genau und verbindlich bekanntgegeben.
Die Verschiebung der Einführung des neuen Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) auf den 1. Januar 2013 hatte die Finanzministerkonferenz (FMK) des Bundes und der Bundesländer am 1. Dezember 2011 entschieden. Die Verschiebung um ein Jahr erfolgt aufgrund unerwarteter technischer Schwierigkeiten in der Verwaltung.
Bis zum endgültigen Start bleiben die Lohnsteuerkarte 2010 sowie die vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011 (Ersatzbescheinigung 2011) und die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Religionsmerkmal, Faktor) weiterhin gültig und sind dem Lohnsteuerabzug in 2012 zugrunde zu legen. Ein erneuter Antrag des Arbeitnehmers ist hierfür nicht erforderlich. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Eintragungen der Höhe und dem Grunde nach vorliegen.
§ 52b Einkommensteuergesetz (EStG), welcher die Übergangsregelungen bereits für das Jahr 2011 gesetzlich normiert hat, bleibt ebenfalls weiter bestehen. Soweit dieser nicht Abweichendes regelt, sind die §§ 38 ff EStG in der Fassung des Beitreibungsrichtlinienumsetzungsgesetzes anzuwenden.
Die Übergangsregelungen können wie folgt zusammengefasst werden:
- Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung aus dem Jahr 2011 gelten weiter
- Eingetragene Freibeträge gelten ebenfalls weiter und sind ggf. auf das Jahr hochzurechnen
- Abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale weist der Arbeitnehmer im ersten Dienstverhältnis neben der Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung 2011 wie folgt nach:
- Mitteilungsschreiben des Finanzamts zur „Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug";
- Ausdruck oder sonstige Papierbescheinigung des Finanzamts mit den ab dem 01.01.2012 oder zu einem späteren Zeitpunkt im Übergangszeitraum 2012 gültigen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen;
Hier gilt für den Arbeitgeber jeweils das aktuellste Schreiben, welches der Arbeitnehmer zusammen mit der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung für das Jahr 2011 vorlegt. Beim Arbeitgeberwechsel ist entweder die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011 ggf. zusammen mit einem sonstigen Ausdruck des Finanzamtes über die Lohnsteuerabzugsmerkmale vorzulegen. - Die Vereinfachungsregelung für Auszubildende gilt weiter fort. Diejenigen, die erstmalig ein Dienstverhältnis in 2012 beginnen, erhalten vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung für das Jahr 2012.
Ermäßigungsverfahren für das Jahr 2013:
Die auf der Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung 2011 bzw. 2012 für den Übergangszeitraum eingetragenen Freibeträge und antragsgebundenen Kinderzähler (z. B. für Kinder, die zu Beginn des Kalenderjahres 2012 oder zu Beginn des Kalenderjahres 2013 das 18. Lebensjahr vollendet haben oder Pflegekinder) gelten im elektronischen Abrufverfahren ab 2013 grundsätzlich nicht weiter.
Folglich sind für das Kalenderjahr 2013 die antragsgebundenen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim zuständigen Finanzamt neu zu beantragen.
Ab dem Kalenderjahr 2012 ist eine mehrjährige Berücksichtigung von Kindern über 18 Jahre im Lohnsteuerabzugsverfahren möglich. Hierfür ist die Eintragung unter Vorlage der Schul-, Ausbildungs- oder Studiumsbescheinigung beim Finanzamt zu beantragen. Diese Eintragung gilt dann auch für das elektronische Verfahren im Jahr 2013 weiter und braucht dann nicht nochmals neu beantragt werden. Dies gilt auch für die Eintragung der Steuerklasse II. Neuanträge sind mit dem Vordruck „Versicherung zum Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (Steuerklasse II)“ oder wahlweise mit dem Vordruck „Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung“ zu stellen.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige IHK.
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.
Stand: Dezember 2012
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