Firmenjubiläum: Professionelle Planung ist das A und O

Ein Jubiläum verursacht zwar Kosten, kann sich aber auf verschiedene Weise bezahlt machen. Es kann Ausdruck des Dankes an die Mitarbeiter für ihren Einsatz und ihre Treue sein. Ebenso drückt es Wertschätzung gegenüber guten Kunden und Geschäftspartnern aus. Berichten die Medien über das Ereignis, wird auch die Aufmerksamkeit potenzieller Neukunden geweckt.

1. Geben Sie Ihrem Jubiläum eine Leitidee!
Wofür steht Ihr Unternehmen? Was ist die Botschaft Ihres Unternehmens? Eine Leitidee als Motto oder Slogan gibt Ihrem Firmenjubiläum ein klares Profil bei Kunden und Mitarbeitern. Wichtig ist, dass sie aus Ihrer eigenen Unternehmensphilosophie stammt. Alle Aktivitäten im Jubiläumsjahr sollten auf die Leitidee zugeschnitten sein, denn sie ist der rote Faden für sämtliche Jubiläumsaussagen und bestimmt den Charakter Ihres Jubiläums.

2. Denken Sie frühzeitig an Ihre Gäste!
Wer soll am Jubiläum teilnehmen? Über einer Gästeliste kann man bekanntlich lange "brüten". Gute Vorschläge erhalten Sie meist aus den Abteilungen Ihres Unternehmens, denn jede Abteilung verfügt über wichtige Kontakte. Wählen Sie sorgfältig aus, damit bei der Einladung das Gefühl der Exklusivität erhalten bleibt und nicht der Eindruck eines "Gießkannenprinzips" entsteht. Beim Zusammenstellen Ihrer Gästeliste sollten Sie besonders auf folgende Gruppen achten: Mitarbeiter und Betriebsangehörige, Kunden und Geschäftspartner, Vertreter von Behörden, Kammern und Verbänden, Politiker, lokale Presse, Hörfunk und Fernsehen. Bedenken Sie: Jede dieser Gruppen sollte schriftlich und rechtzeitig benachrichtigt werden. Laden Sie Ihre Gäste unbedingt vier bis sechs Wochen vorher ein, denn viele von ihnen werden einen straffen Zeitplan haben. Eventuelle Redner sollten noch früher angesprochen werden, damit sie ausreichend Zeit haben, sich vorzubereiten. Informieren Sie Ihre Gäste in der Einladung über den Verlauf und die Länge der Veranstaltung. Achten Sie darauf, Ihre Teilnehmerliste regelmäßig zu aktualisieren.

3. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Planung!
Wer macht was? Bei der Planung des Firmenjubiläums ist zu überlegen, was das Unternehmen allein schaffen kann und wo eventuell eine PR-Agentur helfen sollte. Wichtig: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter intensiv an der Festplanung. Das zuständige Projektteam sollte aus Mitarbeitern aller Abteilungen bestehen. Legen Sie von Anfang an fest, wer welche Aufgaben übernimmt und rechnen Sie sechs Monate Vorlauf für die Planung der Feier. Beachten Sie bei der Wahl des Termins Schulferien, mögliche Konkurrenzveranstaltungen, Kommunal-Wahlen etc. Unsere Presseterminzentrale oder auch unsere Medien-Events-Terminzentrale können Ihnen dabei helfen, Terminkollisionen zu vermeiden. Die Terminzentralen finden Sie unter "Mehr zum Thema". Sobald die Teilnehmer, der Termin und das Motto des Jubiläums feststehen, fällt die Entscheidung über den Ort des Jubiläumsfestes nicht mehr schwer. Prinzipiell können Sie von der durch eigene Mitarbeiter dekorierten Werkshalle über das gemietete Festzelt mit Partyservice bis zum romantischen Schloss-Ambiente die Szenerie frei wählen. Achten Sie auf die richtige Ausstattung (Mikrofon, Leinwand, Rednerpult, genug Tische und Stühle usw.). Sofern Sie mit auswärtigen Gästen rechnen, sollten Sie diese bei der Suche nach Unterkünften unterstützen. Denken Sie auch an Anfahrtsskizzen zu den Veranstaltungsorten und an genügend Parkplätze.

4. Ehre, wem Ehre gebührt
Das Firmenjubiläum ist ein willkommener Zeitpunkt, eine Standortbestimmung vorzunehmen. Es ist für die Mitarbeiter identitätsstiftend und motivationsfördernd. Die Leistung des Betriebs ist immer auch die Leistung seiner Mitarbeiter. Ein Jubiläumsfest, das auf die (Erfolgs-) Geschichte des Unternehmens zurückblickt, vereint die Mitarbeiter im Stolz auf die geleistete Arbeit und stärkt so das "Wir-Gefühl".

5. Kümmern Sie sich um die Medien!
Die lokale Presse ist ein wichtiger Partner für die gelungene Berichterstattung über Ihr Firmenjubiläum. Die Medien sollten deshalb schon zu Beginn des Jubiläumsjahres über die bevorstehenden Aktivitäten Ihres Unternehmens informiert werden. Geben Sie regelmäßig Veröffentlichungen für Presse und Fachpresse, Hörfunk und gegebenenfalls das Fernsehen heraus. Oder bieten Sie Fototermine oder eine Werksbesichtigung an. Ergänzend eignen sich Pressemitteilungen oder Pressekonferenzen. Wichtig für beides: Sie brauchen eine Botschaft. Nutzen Sie die Pressearbeit für das Jubiläum auch, um positive Unternehmensnachrichten wie erfreuliche Umsatzentwicklungen, Neuentwicklungen oder Ihr Engagement in der Ausbildung zu kommunizieren. Generell gilt: In der Kürze liegt die Würze!
Unterscheiden Sie bei der Einladung zwischen Gästen und Berichterstattern. Als persönliche Gäste sollten Sie Verleger, Chefredakteure oder Ressortleiter einladen; für die Berichterstattung die Lokal- oder Wirtschaftsredaktionen. Eine gute Presseresonanz ist für Ihr Unternehmen die beste Werbung und das kostenlos und mit höchster Leseraufmerksamkeit. Die Anschriften von Redaktionen und Journalisten in Hamburg finden Sie im Presseverzeichnis. Die Publikation können Sie zum Preis von 5,00 Euro im Online-Shop bestellen oder direkt im Service-Center an der Kasse käuflich erwerben.

6. Planen Sie mit einem festen Etat!
Ein erfolgreiches Firmenjubiläum erfordert eine gründliche Kostenkalkulation. Damit Sie während der Vorbereitungsphase finanziell nicht der Schuh drückt, sollten Sie einen festen Etat vorgeben. Stellen Sie zu Beginn der finanziellen Planung eine Liste möglicher Kostenfaktoren auf. Bei einem Firmenjubiläum sind dies in der Regel Bewirtung, Dekoration, Drucksachen, behördliche Gebühren, Geschenke, Honorare, Logistik, Technik, Telekommunikations- und Portokosten, Personalkosten, Unterhaltungsprogramm und Werbemaßnahmen. Schaffen Sie sich eine Reserve für unvorhergesehene Ausgaben, indem Sie nur 80 Prozent Ihres Budgets verplanen. Und kontrollieren Sie Ihren Etat regelmäßig.

7. Serviceleistungen unserer Handelskammer
Je nachdem, über welche Ressourcen Sie verfügen und in welchem Rahmen Sie Ihre Jubiläumsfeier planen, sind Sie möglicherweise auf externe Dienstleister angewiesen. Wenn Sie noch ein Catering-Unternehmen, eine Marketing-Agentur für Ihre Einladungen, eine Druckerei für Ihre Festschrift oder eine Event-Agentur suchen, unterstützen wir Sie gern dabei. In unserer Unternehmensdatenbank Norddeutschland finden Sie rund 80.000 Unternehmen mit Ihren Profilen und Produkten. Gern berät Sie aber auch unser Service-Center und ist Ihnen bei der Recherche und Selektion von regionalen und bundesweiten Firmenlisten, sortiert nach Wirtschaftszweigen, Rechtsformen, Beschäftigtenklassen oder Postleitzahlen, behilflich. Weitere Informationen sowie das Bestellformular finden Sie unter "Mehr zum Thema".

Eine Checkliste zur Planung Ihres Firmenjubiläums finden Sie unter "Downloads".