Lagerflächen

Wenn der Platz knapp wird

Rund 60 Kilometer Aktenordner reihen sich auf den stabilen, dreistöckigen Metallregalen in der Lagerhalle der Sellenthin GmbH. Daneben 1000 Europapaletten mit über 16000 Aktenkartons, die für namhafte Konzerne eingelagert werden. Auch Werbemittel, Bücher, Büromöbel und -materialien, warten in der knapp 10000 Quadratmeter großen Lagerhalle auf ihren Einsatz. Beeindruckende Zahlen, die Uwe Blume und Torsten Nixdorf während eines Rundgangs auf ihrem Firmengelände in Hamburg-Billbrook präsentieren. Die beiden Geschäftsführer der Umzugsspedition Sellenthin GmbH haben sich auf die Lagerung, Verwaltung und Archivierung von Akten spezialisiert. „Selbst durchgeführte Aktenlagerung ist für Firmen eine kostspielige Angelegenheit, da sie mit hohem Personalaufwand und Platzbedarf verbunden ist“, sagt Blume. „Oft wird teurer Büroraum für die Archivierung benutzt anstatt ihn beispielsweise für einen weiteren Arbeitsplatz zu nutzen“, fügt Nixdorf hinzu. Ein Problem, dem sich viele Hamburger Unternehmen stellen müssen, zum Beispiel, wenn der Platz eng wird oder der Umzug in eine neue Immobilie ansteht, in der keine Kellerräume verfügbar sind. Abhilfe bieten hier Speditionen, die Archivmaterial einlagern – bis es vernichtet werden kann oder wieder im Unternehmen zum Einsatz kommt.

Sellenthin ist in diesem Segment führend auf dem Hamburger Markt, seit zwölf Jahren bietet die Spedition ihr Full-Service-Paket rund um Aktenlagerung und Materiallogistik an. Dabei hat alles eher zufällig begonnen, wie Blume erzählt: 1994 stellte ein großer Hamburger Kaffeeröster bei einer internen Untersuchung fest, dass das angemietete Aktenlager betriebswirtschaftlich unrentabel war. Eine Alternative musste her. „Wir hatten für dieses Unternehmen bereits Möbeltransporte durchgeführt, und so wandte es sich mit seinem Problem an uns“, sagt Blume.

Sellenthin bot dem Kunden nicht nur eine Lagerhalle an. Die Firma entwickelte auch eine Software zur Verwaltung der Akten und gewährleistete, dass jedes gewünschte Dokument schnell in den Betrieb geliefert wird. Ein Angebot, das sich schnell herumsprach. Heute nutzen auch eine bundesweit tätige Mineralölgesellschaft, eine Landessparkasse, ein Hamburger Verkehrsbetrieb sowie ein international tätiger Projektdienstleister den Archivservice.

Wenn das Unternehmen für einen Kunden die Archivierung und Verwaltung von Akten annimmt, wird zuerst der gesamte Bestand katalogisiert. Alle relevanten Informationen, zum Beispiel Inhalt, Jahrgang und das geplante Vernichtungsdatum der Akten, werden in eine verschlagwortete Datenbank eingetragen. Ist nur eine grobe Kategorisierung gewünscht, werden lediglich die Daten eines gesamten Kartons aufgenommen, der zum Beispiel mehrere Ordner mit Dokumenten aus einer bestimmten Abteilung enthält. Genauer, aber auch zeitintensiver und damit teurer, ist die Erfassung von Thema und Autor für jedes einzelne Dokument in den Ordnern. „ Eine Tätigkeit, die der Kunde auf Wunsch auch von seinen eigenen Mitarbeitern mit unserer Software durchführen lassen kann“, erklärt Nixdorf. Am Ende werden die Ordner oder Kartons mit einem Strichcode versehen. Die registrierten Objekte können dann über das Intranet in der Datenbank gesucht und angefordert werden.

Die Datenbank kann auf jeden Kunden individuell zugeschnitten werden. So ist auch das Lagern und Archivieren von Bibliotheksbeständen kein Problem. Ein Service, den ein namhaftes Hamburger Forschungsinstitut für sich in Anspruch nimmt, das seine Zweit- und Drittexemplare bei Sellenthin einlagert. Die Bücher sind im Computersystem dem Kundenwunsch entsprechend nach Signaturen sowie Autorennamen und Titeln aufgeführt. „Wird eins der Bücher benötigt, bestellt es das Institut über unser Intranet. Ein Bote liefert das Werk dann noch am selben Tag“, erklärt Blume.

Für Unternehmen, die den Service einer Spedition nicht benötigen, ist die Selbstlagerung eine kostengünstige Alternative: Hier mieten Kunden Lagerabteile in videoüberwachten Hallen mit automatischer Einlasskontrolle, die von 6 bis 22 oder 23 Uhr zugänglich sind. Diese Dienstleistung bieten in Hamburg die Citilager GmbH sowie die Secur GmbH an. Ein dritter Anbieter, die österreichische Selfstorage GmbH will in Kürze mehrere Hamburger Standorte eröffnen. „Ein in der Größe genau auf den Bedarf des Kunden abgestimmtes Abteil sowie Mietverträge mit kurzen Kündigungsfristen sind die wesentlichen Vorteile des Selbstlagerns“, sagt Citilager-Geschäftsführer Andreas Kluxen. Ein weiterer Pluspunkt seien die flexiblen Zugangszeiten: „Bei Speditionen kann der Lagerbestand oft nur nach Voranmeldung und im Beisein eines Mitarbeiters eingesehen werden.“ Vor allem Mittelständler und Gewerbetreibende nutzten dieses Angebot.

Das hat auch Selfstorage erkannt. Das Unternehmen platziert seine Hallen deshalb stets in der Nähe eines großen Einzugsgebietes von Kleinunternehmen und privaten Haushalten, um ihren Kunden einen möglichst kurzen Anfahrtsweg zu gewährleisten. „Das aus den USA stammende Modell des selbstverwalteten Lagerns ist in Deutschland noch nicht so bekannt – diese Marktlücke wollen wir nutzen“, sagt der geschäftsführende Gesellschafter Martin Gerhardus. Er ist davon überzeugt, dass der Bedarf nach kurz- und langfristigen Lösungen für bestehende Platzprobleme gerade bei mittelständischen Betrieben noch zunehmen wird. Grund genug für das bereits in Österreich, der Schweiz und in München ansässige Unternehmen weiter in Deutschland zu expandieren: Im Herbst und Winter diesen Jahres eröffnet Selfstorage zwei Lagerhallen im Hamburger Norden und Osten mit insgesamt über 1800 Lagerabteilen in einer Größe von einem bis 100 Quadratmetern. 2007 sollen zwei weitere Standorte im Westen und Nordosten mit insgesamt etwa 2000 Abteilen folgen.