E-Mails sind jetzt „Geschäftsbriefe“
Mit dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ gelten seit 1. Januar neue Anforderungen für die geschäftliche Korrespondenz von Kaufleuten. Für Unternehmen, die unter den Regelungsbereich des Handelsgesetzbuches (HGB) fallen, bedeutet dies, dass spätestens jetzt auch E-Mails und Postkarten als Geschäftsbriefe gelten, sofern sie nicht ausschließlich der internen Kommunikation dienen. Damit müssen diese Mitteilungen denselben Maßstäben genügen wie der „klassische“ Geschäftsbrief oder das Telefax und daher mit der Angabe der Firma, der Bezeichnung der gewählten Rechtsform, dem Ort der Handelsniederlassung, sowie Gericht und Nummer, unter der das Unternehmen geführt wird, versehen werden. Für die GmbH ist zusätzlich erforderlich, sämtliche Geschäftsführer und gegebenenfalls den Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben. Aktiengesellschaften müssen sämtliche Vorstandsmitglieder und den Aufsichtsratsvorsitzenden benennen.
Die Pflicht zur Angabe dieser Daten war bereits im Wortlaut des 1998 reformierten HGB angelegt. Sie mussten in „allen Geschäftsbriefen“ angegeben werden. Hintergrund der Regelung war und ist die Sicherheit im Rechtsverkehr. Viele Juristen verstanden unter dem Begriff „Geschäftsbrief“ schon bisher sämtliche Mitteilungen des Kaufmannes über geschäftliche Angelegenheiten nach außen und damit auch das Telefax, Telegramme, btx und andere. Lediglich die unternehmerische Praxis hat die E-Mail bislang nicht als Geschäftsbrief klassifiziert. Im Übrigen sei gewarnt: Ein Link auf eine Homepage, welche die Pflichtangaben enthält, genügt nicht. Falls der Link sich nämlich nicht öffnen lässt, entgehen dem Geschäftspartner die Informationen. Die Folge ist eine Verletzung der Pflichtangabenvorschriften. Bei Verstößen gegen die neugefasste Regelung drohen neben Zwangsgeldfestsetzungen durch das Handelsregistergericht auch kostenträchtige Abmahnungen von Mitbewerbern.
Weitere Informationen finden Sie unter www.hk24.de, Dokumenten-Nr. 3379 (Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen), Dokumenten-Nr. 40570 (Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails) und Dokumenten-Nr. 27020 (Rechnungen: Pflichtangaben).