Entgeltnachweise

Neue Regeln beachten

Arbeitgeber müssen heute über 100 Auskunfts-, Melde- und Bescheinigungspflichten für Mitarbeiter nachkommen, darunter 45 Entgeltbescheinigungspflichten. Rund drei Millionen Arbeitgeber stellen Jahr für Jahr etwa 60 Millionen Entgeltbescheinigungen in Papierform aus. Diese Nachweise benötigen die Beschäftigten, um gegenüber öffentlichen Stellen die Voraussetzungen für den Bezug einer bestimmten Leistung, etwa Arbeitslosengeld, nachweisen zu können. Zwischen der elektronischen Personalverwaltung des Arbeitgebers und der elektronischen Sachbearbeitung in den Behörden klafft eine Lücke, die weiterhin durch den traditionellen Informationsträger Papier überbrückt wird.

Zum Jahreswechsel startet  ein neues elektronisches Verfahren, das ab 2012 in Teilen die Verpflichtung der Arbeitgeber zur Ausstellung von Papierbescheinigungen ablösen soll. Das Gesetz zum elektronischen Entgeltnachweis (kurz Elena) sieht zunächst die Umsetzung von sechs Bescheinigungen aus dem Bereich Arbeitslosengeld, Bundeserziehungsgeld und Wohngeld vor:

• Arbeitsbescheinigung nach § 312 Sozialgesetzbuch (SGB) III,

• Bescheinigung über Nebeneinkommen nach § 313 SGB III,

• Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 SGB III,

• Auskünfte über Einkommen für die Erteilung eines Wohnberechtigungsscheins nach § 27 Wohnraumförderungsgesetz,

• Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 Wohngeldgesetz und

• Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz.

Alle Arbeitgeber sind ab dem 1. Januar 2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu übermitteln. Die elektronische Meldung ist zwingend, das Gesetz sieht keine Papiermeldung mehr vor. Nach § 97 Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber die Beschäftigten zudem auf der Entgeltbescheinigung darauf hinzuweisen, dass Daten an die ZSS übermittelt wurden und sein Auskunftsrecht gegenüber der ZSS besteht.

Zum 1. Januar 2012 startet der Datenabruf des elektronischen Entgeltnachweises. Das Gesetz regelt auch, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachzuweisen haben, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Aus der ZSS ruft daraufhin die bewilligende Behörde bei Bedarf die notwendigen Daten ab und berechnet die Leistung.

Dies setzt voraus, dass sich der Beschäftigte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur als Teilnehmer zum Elena-Verfahren anmeldet. Die Daten können nur nach Anmeldung und mit seiner Beteiligung – unter Einsatz der qualifizierten Signatur – von der Leistungsbehörde abgerufen werden. Bis zum Jahr 2015 soll geprüft werden, ob alle Bescheinigungen des Sozialrechts in das Verfahren eingebunden werden können.

Der Minderaufwand durch die ab 2012 entfallenden sechs Bescheinigungspflichten entspricht nur in begrenztem Umfang dem Mehraufwand der Arbeitgeber, der mit der Einführung des Elena-Verfahrens verbunden ist. Unternehmen, die weitere Informationen zum Verfahren Elena benötigen, sollten sich bei ihren Steuerberatern und Buchhaltungsbüros sowie auch bei den IT-Dienstleistern über den Stand der Vorbereitungen infor­mieren.