Arbeitsessen

Auch auswärts Gastgeber

Wer kennt die Situation nicht: Vertragsverhandlungen, zu denen man sich auswärts getroffen hat, werden unterbrochen und beim Mittagessen im Restaurant fortgeführt. Damit das Essen aber steuerlich auch ein Arbeitsessen bleibt und nicht zum „Privatvergnügen“ wird, müssen für das Finanzamt die Standards verschiedener Rechtsvorschriften eingehalten werden. So sind zum einen die Formalitäten zu beachten, die für den Betriebsausgabenabzug erforderlich sind, zum anderen die Vorschriften, die für den Vorsteuerabzug aus der Rechnung gelten.

Bei Essenseinladungen, die mit einer unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen, kann der Bewirtende unter bestimmten Umständen die Kosten für die Bewirtung als Betriebsausgaben steuerlich gewinn­mindernd berücksichtigen. Des Weiteren kann die hierauf entfallende Umsatzsteuer als Vorsteuer berücksichtigt werden, wenn der Steuerpflichtige vorsteuerabzugsberechtigt ist. Für Bewirtungen im Ausland kann die Umsatzsteuerrückerstattung genutzt werden.

Die Kosten eines Geschäftsessens inklusive der Nebenkosten – hierzu gehören beispielsweise Zigaretten und eventuell anfallende Kosten für die Aufbewahrung der Garderobe – können ertragssteuerlich zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, die dafür gezahlte Umsatzsteuer zu 100 Prozent als Vorsteuer.

Setzt sich ein Unternehmer im Rahmen einer Geschäftsreise zur Abstimmung mit seinen Mitarbeitern zusammen, können diese Kosten für die Bewirtung ertragssteuerlich als Betriebsausgaben zu 100 Prozent steuermindernd berücksichtigt werden. Die Bestimmungen für die entsprechenden Belege bei der Bewirtung von Arbeitnehmern sind nicht so streng wie bei einem Geschäftsessen. Dennoch müssen die Gründe für ein Mitarbeiteressen bei einer Betriebsprüfung auch noch nach Jahren nachvollzogen werden können, weshalb auch hier größte Genauigkeit angebracht ist.

Einen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer nimmt die Finanzverwaltung an, wenn bestimmte Wertgrenzen überschritten werden. Arbeitgeber müssen deshalb auf die entsprechenden Freigrenzen Rücksicht nehmen, um nicht in die Falle zu tappen, dass das Essen plötzlich auch noch lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtig wird. Eine Einladung für einen Mitarbeiter stellt zunächst einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezuges dar, wenn dies eine Belohnung für seine Leistung sein soll. Die Freigrenze der Sachbezüge liegt derzeit bei 44 Euro pro Monat. Wird dieser Betrag durch das Essen und mögliche weitere Sachbezüge überschritten, müssen auf den gesamten Betrag (also nicht abzüglich der 44 Euro!) Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden. Bewirtungskosten werden von den Finanzämtern oft nicht anerkannt. Häufigster Grund: Der Steuerzahler hat die formalen Voraussetzungen nicht beachtet. Bei Bewirtungen in Restaurants hat er zum Beispiel einen besonderen Belegnachweis zu erfüllen. Der Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der oft schon auf der Rückseite der Restaurantrechnung vorbereitet ist, oder auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird, zum Beispiel durch Aneinanderheften. Dieser Nachweis muss folgende Angaben enthalten:

•  Anlass der Bewirtung (möglichst genau, allgemeine Angaben wie „Arbeitsgespräch“ genügen nicht);
•  Namen der bewirteten Personen;
• Unterschrift des Bewirtenden, also des Gastgebers.

Diesem selbst erstellten Nachweis ist die ebenfalls formal korrekte Rechnung des Restaurants beizufügen. Es empfiehlt sich, die Firma des Geschäftspartners zu vermerken, um diesen eindeutig zu identifizieren. Die meisten Restaurantrechnungen bieten die Möglichkeit, diese Daten auf der Rückseite einzutragen. Es kann aber auch ein zusätzliches Blatt fest mit der Rechnung verbunden werden. Eine Büroklammer reicht dazu nicht aus, Klebestreifen oder Tacker sind Voraussetzung.

Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen nicht. Eine vom Finanzamt zu akzeptierende Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehen sein. Wenn die jeweilige Gaststätte jedoch keine maschinelle Quittung erstellen kann, empfiehlt es sich, dennoch die handschriftliche einzureichen. Der Gastwirt sollte allerdings darauf vermerken, dass eine maschinelle Quittung aus technischen Gründen nicht ausgestellt werden konnte. Eine ordnungsgemäße Quittung muss zudem folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift der Gaststätte;
• Tag der Bewirtung (maschinell eingedruckt);
• Genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen, zum Beispiel „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ – allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht;
•  Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz;
•  Ausstellungsdatum der Rechnung, auch wenn dieses identisch ist mit dem Bewirtungsdatum;
• Name des bewirtenden Steuerpflichtigen.

Bei Beträgen unter 150 Euro kann nach den Einkommensteuerrichtlinien auf den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen verzichtet werden. Bei Beträgen von über 150 Euro müssen zusätzlich zu den oben genannten Angaben nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz mit Blick auf den Vorsteuerabzug folgende Angaben enthalten sein:

• Gesonderter Ausweis vom Rechnungsbetrag – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen – sowie von Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag in Euro;
• Anschrift des Bewirtenden, gegebenenfalls ist eine handschriftliche Ergänzung des Gastwirtes ausreichend;
•  Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants.