Steuerrecht

Achtung bei Hotelrechnungen

Sobald ein Arbeitnehmer dienstlich unterwegs ist, können die Reisekosten im Grundsatz steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder von ihm persönlich als Werbungskosten steuerlich berücksichtigt werden. Hierzu zählen die Übernachtungskosten als tatsächliche Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Übernachtungsunterkunft entstehen und die grundsätzlich im Einzelnen nachgewiesen werden müssen. Der Beleg soll die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Tage enthalten, an denen übernachtet wurde. Ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für jede Übernachtung im Inland einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten, wenn dieser die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Der Pauschbetrag von 20 Euro kann dagegen nicht als Werbungskostenabzug berücksichtigt werden. Für Übernachtungen im Ausland kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale für das jeweilige Land steuerfrei erstatten. Macht der Arbeitnehmer Hotelkosten aufgrund eines Einzelnachweises geltend, ist zu beachten, dass die in der Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten für das Frühstück nicht zu den Übernachtungskosten gehören. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine Übernachtung im Inland immer ein Frühstück beinhaltet, es sei denn, es ist explizit auf der Rechnung vermerkt, dass das Entgelt sich nur auf die reine Übernachtungsleistung bezieht. Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz wurde mit Wirkung ab 1. Januar 2010 für Beherbergungsleistungen der ermäßigte Umsatzsteuersatz von sieben Prozent eingeführt, wobei die Steuersatzsenkung ausschließlich auf die Beherbergungsleistung beschränkt ist. Ein wesentliches Problem dieser neuen Regelung besteht darin, dass Mahlzeiten wie insbesondere das Frühstück wegen der unterschiedlichen Steuersätze in der Hotelrechnung nicht mehr in einem Betrag zusammengefasst werden können.

Der lohnsteuerliche Vorteil im Falle einer Inklusivrechnung bestand bis einschließlich 2009 darin, dass die Mahlzeiten mit pauschalen Verkehrswerten angesetzt werden konnten. Ein Frühstück war im Inland mit 20 Prozent der vollen Tagespauschale von 24 Euro anzusetzen, also mit 4,80 Euro. Bei einem separaten Ausweis des Frühstücks war dieses mit dem angegebenen Betrag zu bewerten. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 5. März 2010 erlaubt nun eine Zusammenfassung des Frühstückspreises mit anderen Hotelleistungen, die ebenfalls dem vollen Umsatzsteuersatz unterliegen wie zum Beispiel Internetzugang und Schuhputzservice, zu einer sogenannten „Servicepauschale“. Nur so kann das Frühstück, das nicht lohnsteuerfrei erstattet werden darf, auch weiterhin mit 4,80 Euro bewertet werden.

Bei Auslandsreisen geht die Finanzverwaltung davon aus, dass kein Frühstücksanteil im Übernachtungspreis enthalten ist, es sei denn, das Frühstück wird explizit in der Rechnung ausgewiesen. Ist Letzteres der Fall und wird in der Hotelrechnung mit entsprechendem Hinweis ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück ausgewiesen, ist ein Abzug für das Frühstück um 20 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit vorzunehmen. Auf das Unternehmen ausgestellte Rechnungen für Übernachtungen wegen einer Geschäftsreise berechtigen zum Vorsteuerabzug.